GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

1. Datos de la asignatura

(Fecha última modificación: 21-07-17 21:57)
Código
108316
Plan
ECTS
6.00
Carácter
OBLIGATORIA
Curso
2
Periodicidad
Primer Semestre
Área
BIBLIOTECONOMÍA Y DOCUMENTACIÓN
Departamento
Biblioteconomía y Documentación
Plataforma Virtual

Campus Virtual de la Universidad de Salamanca

Datos del profesorado

Profesor
María Manuela Moro Cabero
Grupo/s
1
Departamento
Biblioteconomía y Documentación
Área
Biblioteconomía y Documentación
Centro
Fac. Traducción y Documentación
Despacho
Nº 36
Horario de tutorías

Tutoría convencional: pendiente de determinar (inicio de curso y adaptado a los horarios disponibles del estudiante y profesora con opción de mañana y de tarde)

Tutoría telemática activada, salvo fines de semana y festivos. 

URL Web
http://diarium.usal.es/moroca
E-mail
moroca@usal.es
Teléfono
923 294580 Ext. 3057 // Móvil: 670692017

2. Sentido de la materia en el plan de estudios

Bloque formativo al que pertenece la materia.

Itinerario del Grado en Información y Documentación: formación en Gestión técnica de documentos de archivo

Contenidos específicos relacionados

1er curso: Introducción a la Información y Documentación

2º curso: Gestión de documentos electrónicos; Clasificación  y valoración de documentos; Transparencia y acceso a la información

3º curso : Metadatos y descripción de documentos

Optatividad: Estándares para Archivos electrónicos; Requisitos funcionales para Archivos electrónicos.  Evaluación y certificación de Unidades de Información. Protección de datos

Papel de la asignatura.

Se considera de naturaleza OBLIGATORIA dentro del itinerario de la Materia Gestión técnica de documentos de archivo, Se estudian los principios y modelos teóricos sobre gestión de documentos electrónicos en las organizaciones, así como el conocimiento de contenidos básicos para el desarrollo de programas de gestión de documentos, mediante la aproximación de situaciones y problemas en diferentes contextos institucionales (Administraciones públicas, instituciones privadas), niveles o centros de archivo (oficina, centrales, intermedios, históricos) y entornos (tradicionales y electrónicos).

Complementa la formación en gestión de requisitos legales y operativos para la continuidad de negocio mediante la formación en diseño y mantenimiento de programas específicos de gestión: gestión de documentos esenciales o calificación de documentos, previsión de desastres, e iniciación a la continuidad digital.

Introduce al estudiante a los procesos de gestión de la información de archivo en las organizaciones, favoreciendo el aprendizaje de asignaturas de naturaleza obligatoria y optativa que serán impartidas, tanto en 2º como en 3º y 4º cursos del Grado.

Perfil profesional.

Interés de la materia para una profesión futura:

La materia posibilita conocimientos teóricos y aplicados para actuar como gestor de la información y de la documentación en las organizaciones, muy especialmente, para trabajar los entornos electrónicos, e-administración. Proporciona, a su vez, conocimientos suficientes para asumir el trabajo de archivero de grado medio y superior mediante asesoría en unidades administrativas y gestión específica en depósitos intermedios y centrales de cualquier entorno institucional, así como en cabeceras de sistemas. Facilita la integración de un profesional que es capaz de responder a las necesidades y expectativas de usuarios tanto en entornos electrónicos como en entornos convencionales para el mantenimiento del Archivo híbrido.

3. Recomendaciones previas

No se consideran, salvo sugerencias orientadas a revisar los conocimientos básicos sobre la generación y procesamiento de la información y documentación. Contenidos básicos que permitan comprender al estudiante el rol desempeñado por el gestor de la información en una organización.

 

4. Objetivo de la asignatura

Objetivos generales de la Asignatura

Conceptuales

Comprender los principios, finalidad y alcance de la gestión de datos, información, documentación y conocimiento. Reconocer diferencias entre GD y GDE.

Conocer principales políticas nacionales e internacionales sobre gestión de documentos electrónicos: legislación básica, normas técnicas y directrices.

Conocer los fundamentos de los principales modelos de gestión de documentos así como el modelo normalizado de gestión de documentos administrativos ISO 15489-1:2016 y el de Administración de sistemas de gestión para los documentos, ISO 30300:2011.

Definir los elementos componentes de un sistema para la e-gestión de documentos: estrategia, operatividad y aplicaciones tecnológicas.

Dominar conceptos básicos relativos a finalidades, objetivos, funciones, actividades, aplicaciones e instrumentos de gestión y productos finales orientados a la e-gestión de documentos en diferentes contextos institucionales y entornos de trabajo: archivos de oficina, gestión del ciclo de vida de los documentos electrónicos y gestión de los documentos electrónicos a largo plazo.

Reconocer actuaciones especiales de gestión y preservación de documentos para la continuidad de negocio así como para la previsión de desastres e iniciar al estudiante en la continuidad digital.

Habilidades

Capacitar al alumno en el reconocimiento de los elementos componentes de una aplicación para los documentos, de un sistema para la gestión de documentos, de un sistema de archivos y de la infraestructura tecnológica para su gestión y conservación.

Diferenciar requisitos técnicos, atendiendo a niveles de archivo, para poder asistir en los procedimientos, productos y servicios derivados de cada uno de los procesos básicos de gestión de recursos de archivo, documentos, datos y de la información contenida en ellos.

Disponer al alumno para la orientación adecuada al usuario sobre un producto, un servicio o una necesidad informativa determinada en entornos tradicionales y digitales.

Aprender a calificar documentos electrónicos.

Desarrollar habilidades para afrontar la continuidad digital en las organizaciones (reconocimiento de elementos y de instrumentos o procedimiento básico).

Actitudes

  • Fomentar la capacidad para el trabajo en equipo, el compromiso individual y la reflexión.
  • Motivar para la tolerancia y elaboración de respuestas ante situaciones novedosas promovidas por disparidad de contingencias en diferentes contextos de trabajo.

Aptitudes

  • Promover el potencial del alumnado para la responsabilidad social y la ética profesional.
  • Potenciar la capacidad de sistematización y de representación conceptual.

La asignatura se estructura en 3 módulos. Seguidamente se ofrecen los resultados generales esperados para cada módulo.

Módulo I Introducción a la e-gestión documental.

Resultados esperados:

  • Sensibilización sobre la profesión de gestión de datos, información, documentos y conocimiento en las organizaciones.
  • Comprensión de perfiles y posibilidades de trabajo, atendiendo a los requisitos de continuidad digital y de Archivo híbrido: electrónico por defecto y convencional.
  • Conocimiento de los requisitos específicos de entornos de trabajo orientados al cumplimiento de la Agenda digital
  • Conocimiento sobre la naturaleza y características del documento en entornos de trabajo electrónico.
  • Comprensión de los principios, finalidad y alcance de la gestión de documentos electrónicos en una organización.
  • El estudiante debe demostrar que puede ubicar la e-gestión de documentos en el contexto de la gestión del conocimiento en las organizaciones, así como en la Disciplina Archivística.
  • Dominio demostrado sobre políticas principales para la gestión de documentos electrónicos: legislación, normativa técnica, reglamentación y experiencias de modelos. 
  • Diferenciación de las particularidades de la práctica archivística existente en la comunidad archivística, caracterizando los principales modelos de gestión de documentos de la Administración local, autonómica, nacional e internacional:  incluido el modelo normalizado de la serie  ISO 30300:2011

Módulo II Fases y procesos para la e-gestión documental.

Resultados esperados:

  • Dominio para interpretar los principales requisitos de e-gestión documental mediante el análisis de los contextos de trabajo en las organizaciones
  • Sensibilización y conocimientos para la intervención ante la importancia de asegurar la continuidad digital en las unidades administrativas
  • Identificación de responsabilidades, recursos tecnológicos y procesos para la gestión de documentos electrónicos.
  • Conocimiento de las tipologías de documentos electrónicos e inventario de formatos
  • Actuación ante los procesos de e-gestión documental
  • Introducción al riesgo ante la vulnerabilidad del recurso digital

Módulo III. El Archivo físico o Archivo híbrido

Resultados esperados:

  • Gestión del Archivo físico de documentos
  • Conocimiento de las particularidades y diferenciación frente al Archivo electrónico..

5. Contenidos

Teoría.

MÓDULO I- Introducción a la e-gestión de documentos.

Lecciones

Lección 1- E-gestión de documentos y Disciplina Archivística.

Lección 2- Marco legislativo, normativo y reglamentario de la e-gestión documental

Lección 3- El documento electrónico. Concepto, naturaleza, problemática básica. Requisitos relevantes para su gestión.

Lección 4- Modelos para la e-gestión documental.

Competencias asociadas:

Específicas: CE1; CE3

Transversales: CT1, CT2, CT3 Y CT5

 

MÓDULO II-  Fases y procesos para la e-gestión documental

 

Lección 5. Fases, procesos y controles para la e-gestión documental. Enfoque de tratamiento técnico. Presentación de fases. Presentación de todos los procesos implicados.

Lección 6- Tipología documental administrativa y diplomática básica en entornos electrónicos.

Lección 7- El expediente electrónico Concepto y tratamiento. El expediente físico

Lección 8- El correo electrónico. Pautas para su gestión.

Lección 9- Creación y captura de documentos. Gestión de riesgos ante la captura. Estrategias empleadas sobre formatos de ficheros.

Lección 10- El registro. Conceptos básicos y finalidad. El proceso de registro. Intercambio de datos registrales. Funciones y tipologías

Lección 11- Introducción a la asignación de metadatos. Concepto y finalidad. Esquema y perfil de metadatos. Metadatos mínimos y complementarios. Relación de estándares

Lección 12- Almacenamiento: e-depósito y almacenamiento en la nube

Lección 13- Introducción a la continuidad digital. Concepto. Riesgos. Control de requisitos para los procesos y sistema tecnológico de gestión de documentos electrónicos

Competencias asociadas:

Específicas: CE3; CE4,

Transversales: CT2, CT3 Y CT4, CT6

MÓDULO III  Archivo físico o Archivo híbrido

Lecciones

Lección 14- Tratamiento documental del Archivo físico. Niveles, depósitos y principales procesos a considerar en el archivado convencional.

Competencias asociadas:

Específicas: CE4; CE5

Transversales: CT2, CT4 Y CT5,CT7

6. Competencias a adquirir

Específicas.

Niveles: N1 (cultura y vocabulario básico así como ejecución de tareas sencillas) y N2 (conocimiento de la práctica), N3 (puede aplicar en diferentes contextos)

CE1- Conocimiento del marco jurídico y administrativo autonómico, nacional e internacional.

N1 Reconocimiento de los documentos jurídicos o normativos de diferentes rangos que inciden en el modelo de e-gestión documental

N3 Capacidad demostrada para utilizar las normas pertinentes nacionales, europeas e internacionales en la concreción de estrategias para el diseño de sistemas de documentos y su gestión

N2 Diferenciación de modelos y especificidades de carácter internacional, nacional y autonómico

CE2- Técnicas de planificación y de gestión de proyectos

N1 Capacidad demostrada para diferenciar objetivos, funciones e instrumentos en los distintas fases y procesos del tratamiento de los documentos electrónicos así como en el archivo físico

N1 Definición de los objetivos de un sistema de documentos para organizar su gestión a partir del análisis de  no conformidades

N2 Enumeración y comprensión de la utilidad de cada elemento integrante de un programa de gestión de documentos electrónico

N2 Aplicar ciertas técnicas elementales de gestión de proyectos para perfilar los elementos clave de un programa de gestión

CE3- Gestión de fondos y de colecciones de archivo en cualquier nivel de archivo de la organización y en todo tipo de entornos de trabajo (ciclo de vida de los documentos)

  • N1 Comprensión y definición de términos tales  como documento  electrónico, documento digital, documento convencional; estado activo, semiactivo, inactivo, archivo histórico,, central, intermedio, de oficina, expediente electrónico, correo electrónico, trámite administrativo, documento esencial,  gestión de documentos electrónicos, gestión en la nube, programa de gestión de documentos, sistema para los documentos.
  • N2 Capacidad demostrada para el reconocimiento de los procesos esenciales y actividades específicas de cada fase de archivo: unidad administrativas, ciclo de vida y depósito para largo plazo, así como el Archivo físico en sus respectivos niveles de archivos: oficina, central, intermedio e histórico

N3 Identificación de principales requisitos funcionales para la e-gestión documental, vinculados a los procesos y aplicaciones tecnológicas.

N3 Identificación clara de los controles o instrumentos básicos para la gestión de documentos electrónicos

N3 Utilización de  las herramientas de control específicas para asegurar la e-gestión documental

CE4- Preservación y tratamiento físico de documentos

 N1 Comprensión de conceptos como: peligro, riesgo, seguridad de la información, calificación de documento esencial o vital, continuidad de negocio, vulnerabilidad digital, factor de riesgo, etc.

N1 Identificación de los principales  requisitos funcionales para la conservación de los documentos electrónicos y su tratamiento físico (en dispositivos externos)

N2 Habilidades para identificar vulnerabilidades digitales y gestionar elementos ante externalización del almacenamiento.

CE5- Organización y almacenamiento de la información

N1 Comprende teorías y principios generales de la organización y almacenamiento de los documentos de archivo

N1 Domina conceptos específicos relacionados con la organización y almacenamiento de los documentos de archivo

N2 Comprende, reconoce y respeta los principios generales en cada fase y nivel de archivo

N3 Diferencia y sabe manejar instrumentos característicos a cada fase y nivel de archivo

Transversales.

CT1- Perfeccionar la comunicación oral y escrita en la lengua nativa y conocer una lengua extranjera

CT2- Capacidad de análisis y síntesis, razonamiento crítico, resolución de problemas, toma de decisiones y trabajo en equipo

CT3--Habilidades en las relaciones interpersonales y trabajo en un contexto internacional

CT4-Respeto a la cultura de la paz y fomento de los valores democráticos. Conciencia de igualdad entre hombres y mujeres. Reconocimiento a la diversidad y la multiculturalidad

CT5-Apoyo a la integración de personas con discapacidad

CT6-Aprendizaje autónomo y Adaptación a nuevas situaciones. Liderazgo

CT7-Sensibilidad hacia temas medioambientales

7. Metodologías

--Clase magistral para explicar los temas auxiliada por pantallas de prezi y de power point.

El estudiante dispone en la plataforma de cada tema desarrollado en texto en el que se incorporan enlaces para completar información.

--Mapas conceptuales sobre los contenidos teóricos y prácticos desarrollados en cada tema

--Ejercicios de comprensión y de desarrollo de los contenidos esenciales. Se trata de breves ejercicios que invitan a la reflexión, sistematización o desarrollo de contenidos mediante cuestionarios preparados y disponibles en la plataforma

--Seminarios-talleres específicos para completar o integrar conocimientos y posibilitar la aproximación y contacto con profesionales o la observación directa de su trabajo.

--Visitas de campo para conocer “in situ” los centros de archivo y el tratamiento documental dado.

--Ejercicios prácticos detallados y tutelados para realizar de modo grupal o individual en aula o en modalidad no presencial, orientados a completar contenidos o sistematizar algunos de los aspectos abordados en el aula.

--Estudios de caso o juegos de rol que simulan realidades y contextos para invitar al alumno a actuar ante situaciones diversas y tareas diferenciadas. Resolución grupal, individual, cooperativa en el aula o en aula virtual.

--Ejercicios de inteligencia compartida o colaborativa que complementan visiones, percepciones y reflexiones para alimentar debate en aula.

--Lectura y visionado de material ubicado o/y referenciado en la biblioteca digital de la plataforma.

--Ejercicios de laboratorio de informática o acceso virtual para aproximarse al archivo automatizado, electrónico y digital.

--Formularios de autoevaluación conformado de cuestionarios de autoevaluación ubicados en plataforma y con una orientación de repaso de los contenidos.

--Tutorías de inicio, seguimiento y valoración final. Para cada módulo se comentará con el estudiante el grado de logro de las competencias adquiridas y se creará una hoja de ruta en caso de no haberse alcanzado.

8. Previsión de Técnicas (Estrategias) Docentes

9. Recursos

Libros de consulta para el alumno.

CASAS DE BARRÁN, A.  et al.:Gestión de Documentos del Sector Publico desde una Perspectiva Archivistica/Management of Public Sector Records from an Archival Perspective [Traducido al españo por A. Casas de Barrán] Montevideo: Universidad de la República; 2003 (Londres: irmt; 1999) (en línea) accesible en: http://www.irmt.org/education-and-training/education-and-training-2

CASAS DE BARRÁN, A. et al.: Organización y control de documentos administrativos. Montevideo: CIA; Universidad de la República; IRMT; 2006 (Londres: Irmt; 1999) (en línea) Accesible en http://www.irmt.org/education-and-training/education-and-training-2

COBARSI-MORALES, J. Sistemas de información en la empresa. Barcelona:UOC, 2011. ISBN: 978-84-9788-486-0

CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS: Documentos electrónicos. Manual para archiveros; 2005 (en línea)

GARCÍA MORALES, E.: Gestión de documentos en la e-administración. Barcelona; UOC; 2013. ISBN 978-84-9029-978-4

SÁNCHEZ HERNAMPÉREZ, A. Los desastres en los archivos: cómo planificarlos (una guía en siete pasos). Gijón: Trea; 2011.

SERRA SERRA, J.: Los documentos electrónicos. Qué son y cómo se tratan. Gijón: TREA; 2007

TÉRMENS, M. : Preservación digital. Barcelona :UOC ; EPI ; 2013 ISBN: 978-84-9029-819-0

Manuales en otros idiomas

ARCHIVOS NACIONALES DE AUSTRALIA: The DIRKS Manual: A Strategic Approach to Managing Business Information; 2003. (en línea, actualizado)

Otras referencias bibliográficas, electrónicas o cualquier otro tipo de recurso.

Normas básicas de consulta

España-Ministerio de Hacienda. Código de la Administración Electrónica (incluye todas las normas básicas de interoperabilidad) Permanentemente actualizado.

Norma ISO 15489-1:2016 Information and Documentation. Records Management. Part. 1- Concepts and Principes- Ginebra. ISO.

Norma UNE ISO 26122:2008 Análisis de procesos para los documentos. Madrid: AENOR.

Norma ISO 16175-1:2010     Information and documentation -- Principles and functional requirements for records in electronic office environments -- Part 1: Overview and statement of principles. (UNE-ISO 16175-1:2010)

ISO/TR 18128:2014   Information and documentation -- Risk assessment for records processes and systems. (UNE-ISO: 2014)

Norma UNE-ISO 30300:2011. Sistemas de gestión para los documentos. Fundamentos y vocabulario. Madrid. AENOR. [Management system for records- Fundamentals and vocabulary- Ginebra: ISO];

Norma UNE- ISO 30301:2011. Sistemas de gestión para los documentos. Requisitos. Madrid. AENOR [Management system for records- Requirements- Ginebra: ISO];

Norma UNE-ISO 30302:2015 Sistemas de gestión para los documentos. Guía de implementación.Madrid. AENOR

Recursos electrónicos de consulta:

InterPARES y Consejo Internacional de Archivos (2013): Los Caminos de los Documentos de Archivo Digitales:  Tópicos de Preservación Digital

Módulo 4 Un resumen de metadatos

Módulo 6 Gestión y preservación del e-mail

Módulo 7 Gestión y preservación de documentos en entornos Web

Módulo 8  Introducción al cómputo en la nube

Accesibles los módulos en: http://www.interpares.org/ip3/ip3_products.cfm?cat=4

Bibliotecas digitales disponibles:

---Material librario desarrollado por la Information Record Management Trust cuya URL es:

http://www.irmt.org (download centre/documents/Education and Training). Para saber más sobre gestión en entornos electrónicos.

---Subdirección General de Archivos: www.cultura.mecd/es/archivo (conocimiento de bases de datos y consulta de recursos en línea tales como normas de descripción y vocabularios básicos)

---Recursos para la gestión y conservación de documentos a largo plazo Consejo Internacional de Archivo: http://www.ica.org/en/public-resources/toolkits-guides-manuals-and-guidelines

---Acceso a normas técnicas y guías de interoperabilidad y de seguridad de la Administración. Acceso a NTI y Guías en: http://www.mpt.gob.es/es/publicaciones/centro_de_publicaciones_de_la_sgt/Guias_NTI.html

---Guía de seguridad: www.ccn-cert.cni.es/publico/seriesCCN-STIC/series/800-Esquema_Nacional_de_Seguridad/805-Politica_de_seguridad_del_ENS/805-ENS_politica-sep11.pdf

--Ministerio de Hacienda y AA.PP. BOE. Legislación consolidada sobre Administración Electrónica. Accesible en compendio de código: www.ccn-cert.cni.es/publico/seriesCCN-STIC/series/800-Esquema_Nacional_de_Seguridad/805-Politica_de_seguridad_del_ENS/805-ENS_politica-sep11.pdf Fecha. 2015.

Acceso a Modelos

---Modelos de políticas de gestión GED-España: http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias / Archivo_electronico/pae_Politica_de_gestion_de_documentos_electronicos.html

---Archivos Nacionales de Australia: www.naa.gov.au (conocimiento de modelo de gestión )

---Archivos Nacionales de Canadá: www.archives.ca (conocimiento de modelo de gestión

---Acceso a normas técnicas y guías de interoperabilidad y de seguridad de la Administración.

Otros recursos electrónicos específicos: incluido, su enlace, en cada tema

10. Evaluación

Consideraciones generales.

La evaluación se centrará en la medición del nivel de aprendizaje de las competencias. Se hará mediante la evaluación de los resultados esperados sobre la adquisición de dichas competencias.  El estudiante podrá hacer un seguimiento de la valoración de su aprendizaje por cada módulo.

Criterios de evaluación.

  1. Actitud ante el aprendizaje: grado de participación, compromiso y mejora en el aprendizaje de la asignatura.
  2. Asimilación de principios, conceptos, relaciones, procesos, instrumentos y servicios mediante la participación en seminarios, debates, y lecturas recomendadas.
  3. Dominio de métodos y técnicas para asumir los requisitos técnicos de la profesión.
  4. Grado de uso de recursos de información tradicionales y electrónicos para la resolución de problemas y estudios de caso planteados.
  5. Grado de motivación y de creatividad para responder a posibles contingencias en situaciones planteadas mediante ejercicios y juegos de rol.
  6. Grado de participación y colaboración en grupo.
  7. Grado de desarrollo de las capacidades de análisis y de síntesis así como de gestión de la información.
  8. Dominio de herramientas e instrumentos de trabajo en los diferentes archivos.
  9. Capacidad para expresarse y defender sus ideas en público.
  10. Interés por el aprendizaje de la materia.

Instrumentos de evaluación.

Evaluaciones de los módulos de comprensión de contenidos basadas en los ejercicios de autoevaluación y en ejercicios de reflexión para cada módulo:

-Mapas conceptuales o/y tablas comparativas sobre contenidos teóricos y aplicados perfilados en los temas. Elaboración de grupo o individual

-Dossier de trabajos prácticos y estudios de caso revisados realizados durante el curso en el aula (entrega periódica semanal)

-Defensa pública de contenidos y debate.

-Memorias específicas defendidas Inteligencia colaborativa

-Fichas de análisis de lecturas, vídeos y diarios de visitas realizadas.

-Memoria final de reflexión preparatoria de tutoría final.: se incluyen aportaciones de lecturas complementarias y otras actividades: conferencias, visitas, seminarios, debates, etc.

El cómputo final de la asignatura, considerando los anteriores instrumentos, se valora siguiendo el porcentaje que se especifica:

Asistencia y participación en clase, plataforma, talleres y seminarios: 15%

Presentación de trabajos individuales y grupales: 20%

Prueba de conocimientos:

cuestionarios individuales: 25%

ejercicios aplicados: 25%

Reflexiones de lecturas y videos: 15%

Recomendaciones para la evaluación.

El seguimiento semanal de los requisitos de la asignatura facilita el aprendizaje.

Ante posibles dudas, no dudar en plantearlo en aula o en el uso de las tutorías.

Lectura del temario y de la literatura recomendada por la profesora.

Realización de los cuestionarios de autoevaluación por temas.

Revisión de los planteamientos prácticos y ejercicios de corta resolución antes de la entrega a la profesora.

Recomendaciones para la recuperación.

La profesora señalará en las tutorías de seguimiento y en la final el grado de adquisición de las competencias, e indicará planteamientos para la recuperación, en su caso.

Aquellos estudiantes cuya asistencia haya sido menor al 80% de las clases y no hayan entregado el 80% de las tareas deberán recuperar mediante pruebas escritas, teórica y práctica, de larga duración.

11. Organización docente semanal