CLASIFICACIÓN Y VALORACIÓN DE DOCUMENTOS

CLASIFICACIÓN Y VALORACIÓN DE DOCUMENTOS

DOBLE GRADO EN INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN Y CIENCIA POLÍTICA Y ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

1. Datos de la asignatura

(Fecha última modificación: 09-10-17 10:54)
Código
108315
Plan
ECTS
6.00
Carácter
OBLIGATORIA
Curso
2
Periodicidad
Segundo Semestre
Área
BIBLIOTECONOMÍA Y DOCUMENTACIÓN
Departamento
Biblioteconomía y Documentación
Plataforma Virtual

Campus Virtual de la Universidad de Salamanca

Datos del profesorado

Profesor
Luis María Hernández Olivera
Grupo/s
1
Departamento
Biblioteconomía y Documentación
Área
Biblioteconomía y Documentación
Centro
Fac. Traducción y Documentación
Despacho
32
Horario de tutorías

Presenciales: seis horas semanales (por determinar).

Por correo electrónico: durante el tiempo en que se imparta la asignatura

URL Web
-
E-mail
olivera@usal.es
Teléfono
923 229 45 80 (Ext. 3089)

2. Sentido de la materia en el plan de estudios

Bloque formativo al que pertenece la materia.

La materia se inscribe en el bloque  formativo “Gestión técnica de documentos de archivo”, que tiene como objetivo facilitar el conocimiento de la Archivística, una de las orientaciones profesionales del título. El bloque está formado también por las materias obligatorias: Gestión de documentos de archivo y Descripción y recuperación de documentos de archivo

Papel de la asignatura.

Constituye una parte fundamental del bloque y de todos los estudios y por ello tiene la condición de materia obligatoria. La trascendencia de la materia radica en el estudio de dos funciones archivísticas imprescindibles para el ejercicio profesional.

Clasificación y valoración de documentos tiene como propósito progresar en la formación del estudiante en el tratamiento de los documentos de archivo. En concreto analiza los fundamentos y habitúa con los diferentes procedimientos de la organización de todo tipo de documentos. Asimismo profundiza en los principios y métodos de la valoración de los documentos de archivo, de manera que puedan conformar su ciclo de vida y determinar la memoria institucional de la organización. Con la aplicación de los contenidos de la materia se facilitará que la organización titular de la documentación cumpla los requisitos legales y reglamentarios, obtenga apoyo en los pleitos y litigios que se pudieran plantear, y se protejan los intereses de la organización y de los ciudadanos

Perfil profesional.

La asignatura facilita el conocimiento de dos procesos técnicos de carácter esencial (la organización y la selección) para gestionar la información administrativa e histórica de las personas e instituciones.

Con estos conocimientos los estudiantes estarán capacitados para desenvolverse profesionalmente en archivos y centros de información de muy diversa tipología en los que la gestión de la documentación es un factor clave: medios de comunicación, administración pública, bufetes de abogados, organizaciones deportivas, hospitales y sistemas sanitarios, centros docentes y de investigación, editoriales, centros de memoria, etc.

3. Recomendaciones previas

No existen requisitos previos o mínimos. Es recomendable, para un mejor seguimiento de la materia, que se hayan cursado previamente las asignaturas:

  • Introducción al Derecho Público
  • Introducción al Derecho Privado
  • Fuentes documentales y conocimiento histórico
  • Gestión de documentos de archivo

4. Objetivo de la asignatura

Objetivos generales:

  1. Conocer  los principios teóricos y metodológicos de la clasificación y ordenación de archivos.
  2. Adquirir las destrezas necesarias para elaborar cuadros de clasificación y aplicar los sistemas de clasificación a documentos administrativos e históricos.
  3. Capacitar para evaluar las funciones administrativas, jurídicas, informativas y testimoniales de los documentos producidos por las organizaciones.
  4. Conocer y manejar las normas legales, técnicas y deontológicas que se deben observar en el ejercicio de las actividades  profesionales de organizar y valorar.
  5. Habilitar para producir, aplicar y evaluar un programa de conservación y eliminación  de documentos.

Objetivos específicos:

  1. Conocer los conceptos fundamentales y la terminología relativos a la organización y valoración de unidades archivísticas.
  2. Comprender los principios de la clasificación de los archivos y de los diferentes sistemas de clasificación.
  3. Identificar los elementos y características de los instrumentos de organización.
  4. Elaborar cuadros de clasificación de la documentación administrativa e histórica.
  5. Realizar la organización  de fondos de archivos y colecciones de acuerdo a las normas profesionales y evaluar su implementación.
  6. Conocer y comprender los fundamentos históricos y teóricos de la valoración.
  7. Reconocer y reflexionar sobre las principales tendencias en la valoración de fondos archivísticos para determinar aquellos que constituyen la memoria institucional y el patrimonio documental.
  8. Conocer y manejar las disposiciones legales que se deben observar en la valoración y en la aprobación administrativa de las reglas y calendarios de conservación.
  9. Capacitar para valorar documentos y establecer plazos de conservación desde la perspectiva administrativa, jurídica, informativa y testimonial.
  10. Conocer y aplicar los métodos y criterios para valorar documentos electrónicos y en papel.
  11. Identificar los elementos y características de las reglas y calendarios de conservación.
  12. Implementar y evaluar un programa de conservación y eliminación de documentos.
  13. Capacitar para eliminar documentos.
  14. Dominar los procedimientos ordinarios y extraordinarios de ingreso de los documentos en el archivo.

5. Contenidos

Teoría.

Los contenidos de la asignatura se integran en 5 módulos de tipo teórico y práctico.

  • Módulo 1: La gestión de documentos: Bases para la organización de archivos

    T1 > La gestión de documentos

  1. Introducción: los sistemas
  2. Definiciones de sistema de gestión documental
  3. Implantación de un SGD
  4. La gestión de los documentos electrónicos

T2 > La incorporación de documentos: registro, transferencias e ingresos extraordinarios

  1. Ingreso y registro de los documentos
  2. Las incorporaciones ordinarias: las transferencias
  3. Los ingresos extraordinarios
  • Módulo 2: Fundamentos de la clasificación

    T3 > La clasificación archivística: concepto y principios

  1. El concepto de clasificación
  2. Sistemas de clasificación
  3. Identificación de los fondos archivísticos
  4. La clasificación externa: el cuadro de organización de fondos
  5. La clasificación interna: cuadro de clasificación
  • Módulo 3: Metodología de la organización de fondos y documentos archivísticos

T4 > Metodología de la clasificación

  1. Recogida de información
  2. Redacción del cuadro de clasificación
  3. La clasificación de los documentos administrativos
  4. La clasificación universal de los documentos administrativos
  • Módulo 4: Teoría y ordenamiento de la valoración

T5 > Teoría e Historia de la valoración

  1. Valoración documental
  2. Alemania: valorar para conservar
  3. Inglaterra: valorar para eliminar
  4. Estados Unidos: criterios de valoración
  5. Canadá: síntesis y matices en materia de valoración
  6. Postmodernismo y valoración

T6 > Ordenamiento jurídico de la valoración

  1. El contenido del patrimonio documental
  2. La valía de los documentos en el ordenamiento jurídico
  • Módulo 5: Métodos e instrumentos de valoración

T7 > Procedimientos de valoración

  1. Procedimiento técnico: Evaluación de la Comisión
  2. Procedimiento técnico: Informe de la Unidad Administrativa
  3. Procedimiento técnico: Confección del calendario de conservación
  4. Procedimiento técnico: Informe de la Dirección

T8 >. Instrumentos de valoración

  1. Conceptos de regla y calendario de conservación
  2. Estructura y contenidos de la regla y del calendario de conservación
  3. Tablas de valoración
  4. Logros y carencias de los instrumentos de valoración

     

Práctica.

Prácticas:

  • - En cada uno de los anteriores módulos se desarrollarán  actividades de carácter práctico.

 

6. Competencias a adquirir

Específicas.

1 Competencias de Habilidad

  • Habilidades de organización de la información.
  • Diseñar y desarrollar  cuadros de clasificación.
  • Habilidad para evaluar documentos y fondos
  • Utilización de criterios  y recursos  aplicados a la valoración documental.
  • Crear y utilizar calendarios de conservación.

2 Competencias de Conocimiento

  • Conocimiento del contexto documental: marco institucional, ordenamiento jurídico, etc.
  • Conocer y comprender las normas y principios que se aplican a la clasificación y ordenación de las unidades archivísticas.
  • Identificar los valores patrimoniales relacionados con la memoria institucional y social.

Transversales.

1 Instrumentales

  • Capacidad de aplicar los conocimientos a la práctica
  • Resolución de problemas.
  • Toma de decisiones.
  • Habilidades de gestión de la información (búsquedas en diferentes fuentes, recopilación, análisis y uso de la información).
  • Comunicación oral y escrita.
  • Planificación y gestión de tiempo.
  • Habilidades de manejo de aplicaciones informáticas.

2 Personales

  • Trabajo en equipo.
  • Capacidad crítica y autocrítica.
  • Habilidades en las relaciones interpersonales
  • Compromiso ético

3 Sistémicas

  • Capacidad de aprender.
  • Habilidad para trabajar en grupo.
  • Creatividad.
  • Preocupación por la calidad
  • Motivación de logro
  • Liderazgo

7. Metodologías

Presenciales (dirigidas por el profesor):

1. Sesión de presentación y contextualización de la materia.

2. Lecciones expositivas de los contenidos de cada tema apoyadas en presentaciones.

2. Prácticas para aprender a utilizar de forma adecuada la metodología explicada.

3. Clases prácticas con aplicaciones informáticas.

4. Sesiones de debate y resolución de supuestos prácticos previamente trabajados por los alumnos.

5. Tutorías individualizadas. También se realizarán on-line a través de la plataforma Studium.

6. Preparación y realización de pruebas de evaluación.

No presenciales (autónomas)

1. Lecturas de preparación de clases.

2. Preparación y resolución de ejercicios

3. Lecturas complementarias

5. Foros de debate

8. Previsión de Técnicas (Estrategias) Docentes

9. Recursos

Libros de consulta para el alumno.

DÍAZ RODRÍGUEZ, Alfonso (ed.). Innovar o morir: en torno a la clasificación. Salamanca: Acal, 2010.

Hernández Olivera, Luis y Moro Cabero, Manuela. Procedimientos de valoración documental. Salamanca: Acal, 2002.

SENDÍN GARCÍA, Miguel Ángel, GÓMEZ DÍAZ, Raquel. .Régimen jurídico de los documentos, aspectos administrativos, civiles, penales y procesales. Granada: Comares, 2009.

UNE-ISO 15489-1:2006 Información y documentación: gestión de documentos parte 1 Generalidades. Madrid: AENOR, 2006.

UNE-ISO 15489-1:2006 Información y documentación: gestión de documentos parte 2 Directrices. Madrid: AENOR, 2007.

Otras referencias bibliográficas, electrónicas o cualquier otro tipo de recurso.

ALBERCH FUGUERAS, Ramón. Los archivos, entre la memoria histórica y la sociedad del conocimiento. Barcelona: UOC, 2003. – 221 p. ISBN 84-8318-774-4

ARCHIVES NATIONALES DU QUEBEC. Normes et procedures archivistiques, 6e ed. Sainte Foy: Archives Nationales du Quebec, 1996. 191 p. ISBN 255117211X.

BOLES, F.; YOUNG, J. M. Archival appraisal. New York, Neal-Schuman, 1991. 1118 p. ISBN 1-55570-064-0.

COMISIÓ NACIONAL D'AVALUACIO I TRIA DE DOCUMENTACIÓ (CATALUNYA). Normes i procediments de valoració documental per a arxius públics. Barcelona: Departament de Cultura, 1997. 217 p. ISBN 84-393-4403-1.

COUTURE, C. Les fonctions de l'archivistique contemporaine. Sainte Foy, Presses de l'Université du Québec, 1999. 559 p. ISBN 2760509419.

CRAIG, Barbara. Archival appraisal: theory and practice / Barbara Craig. München: K. G.

Saur, 2004. ISBN 3-598-11538-5.

DEPARTAMENT DE CULTURA. Guia d’implementació d’un projecte de gestió documental en un entorn electrònic. Bercelona: Generalitat de Catalunya ,2014.

FORTÚN, Luis Javier. Cuadro de Clasificación para los Archivos Municipales y Concejiles de Navarra. Pamplona: Gobierno de Navarra, Departamento de Administración Local, 2000. ISBN 84-235-1976-7

GUPTIL, M. B. Evaluation et tri des documents dans  les organisations internationales: une etude RAMP accompagnée des principies directeurs. París: Unesco, 1985. 99 p. (PGI-85/WS/4).

HAM, F. G. Selecting and Appraising Archives and Manuscripts. Chicago, SAA, 1993. 106 p. ISBN 0-931828-84-8.

HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística general. Teoría y práctica. 7ª ed. corr. y aum. Sevilla, 1995.

HERNÁNDEZ OLIVERA, Luis, ed. “El refinado arte de la destrucción: la selección de documentos”. En: Tabula, n. 6 (2003). 213 p. ISSN 1132-6506.

HIVES, C., ed. Archival appraisal: Theory and Pratice. Vancouver, Association of British Columbia Archivists, 1990. 208 p. Canadiana: 900917644.

HULL, F. Utilización de técnicas de muestreo en la conservación de registros: un estudio RAMP. París: Unesco, 1981. 64 p. (PGI-81/WS/26).

MINISTERIO DE CULTURA. Entrada y salida de documentos en los archivos. Madrid: Miniserio de Cultura, 1996.

NÚÑEZ FERNÁNDEZ, Eduardo. Organización y gestión de archivos. Gijón: Ediciones Trea, 1999. 660 p. ISBSN 84-95178-37-0.

PEACE, N. Archival choice: Managing the historical Records in Age of Abundance. Lexington, Lexington Books, 1984. 163 p. ISBN 0669053546.

Torreblanca López, Agustín; Conde Villaverde, María Luisa. Sistemas de eliminación de documentos administrativos. Murcia: Dirección General de Cultura, 2003.

LA TORRE MERINO, José Luis; Martín-Palomino y Benito, Mercedes. Metodología para la identificación y valoración de fondos documentales. Madrid: Ministerio de Educación, Cultura y Deporte, 2000. ISBN 84-369-3351-6.

Les valeurs archivistiques: theorie et pratique. Quebec, Université Laval, 1994. 111 p. ISBN 2-89344-022-3.

“La valoració y selecció documental”. Revista d’Arxius, n. 4 (2004).

PENN, Ira A, PENNIX, G. B. y COULSON, J. Records Management Handbook. 2nd. ed. Aldershot: Gower, 1994. 303 p. ISBN 0-566-07510-5.

La pratique archivistique française. París, Archives Nationales de France, 1993. 630 p. ISBN 2-86000-205-7.

ROBERGE, Michel. La classification universelle des documents administatifs. La Pocatiere (Québec): Documentor, 1992. 247 p. ISBN 2-89123-103-1.

ROBERGE, Michel. La gestion de l'information administrative: aplication globale, systémique et systématique. La Pocatiere (Québec): Documentor, 1992. 298 p. ISBN 2-89123-122-8.

ROUSSEAU, J.-Y., COUTURE, C. Les fondements de la discipline archivistique. Sainte-Foy : Presses de l’Université du Quebec, 1994.VAZQUEZ MURILLO, Manuel. Manual de selección documental. 3ª ed. Carmona: S&C, 1995. 210 p. ISBN 84-920332-2-3.

10. Evaluación

Consideraciones generales.

Asistencia y participación en las clases y sesiones (10%)

  • Evaluación de prácticas (20%)
  • Pruebas escritas sobre los contenidos del programa. Los exámenes constarán de una parte de resolución de supuestos prácticos sobre los métodos explicados y de un bloque de preguntas sobre los conceptos estudiados en la materia (60%).
  • Trabajo personal realizado por el alumno (10%)

Criterios de evaluación.

La evaluación de los conocimientos teóricos se realizará mediante el análisis de la participación en clase y de los resultados de las pruebas escritas personales del alumnado (examen de contenidos, análisis de textos y documentos y trabajos de crítica y reflexión). Las habilidades prácticas serán evaluadas considerando el interés y el esfuerzo mostrado por el alumnado en la resolución de ejercicios y por los resultados obtenidos en los supuestos de puesta en práctica de las habilidades aprendidas.

La calificación global se obtendrá calculando la media ponderada según los criterios indicados Para aprobar la asignatura será necesario obtener una calificación igual o superior a cinco. No se podrá superar el examen si en alguno de los apartados (teórico o práctico) se obtiene una nota inferior a cuatro puntos.

Instrumentos de evaluación.

  • Reconocimiento de la participación activa del alumno en las actividades docentes
  • Resolución correcta  de los casos prácticos.
  • Pruebas de desarrollo (pruebas escritas)

Recomendaciones para la evaluación.

Resolver de forma sistemática los ejercicios prácticos que se irán proporcionando a lo largo del cuatrimestre, con la finalidad de dominar los aspectos teóricos y  afianzar el conocimiento de la metodología.

Acudir a tutorías para resolver las diversas dudas que puedan surgir.

Utilizar la bibliografía recomendada para afianzar conocimientos y, adquirir un mayor dominio de la materia.

Recomendaciones para la recuperación.

  • Se recomienda la revisión de supuestos prácticos, la utilización de tutorías y el manejo de textos complementarios.

11. Organización docente semanal