Guías Académicas

ESTÁNDARES PARA EL ARCHIVO ELECTRÓNICO

ESTÁNDARES PARA EL ARCHIVO ELECTRÓNICO

GRADO EN INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN

Curso 2022/2023

1. Datos de la asignatura

(Fecha última modificación: 24-05-22 19:41)
Código
108338
Plan
2016
ECTS
6.00
Carácter
OPTATIVA
Curso
Optativa
Periodicidad
Primer Semestre
Área
BIBLIOTECONOMÍA Y DOCUMENTACIÓN
Departamento
Biblioteconomía y Documentación
Plataforma Virtual

Campus Virtual de la Universidad de Salamanca

Datos del profesorado

Profesor/Profesora
María Manuela Moro Cabero
Grupo/s
1
Departamento
Biblioteconomía y Documentación
Área
Biblioteconomía y Documentación
Centro
Fac. Traducción y Documentación
Despacho
Nº 36
Horario de tutorías
Presencial: despacho 36 sin cita previa.
Martes: 9:30 a 13:30
Miércoles: 9 a 11 horas
Telemática: correo o/y videoconferencia con cita previa.
Jueves: 17:15 a 19:15
URL Web
http://diarium.usal.es/moroca
E-mail
moroca@usal.es
Teléfono
923 294580 Ext. 3057 // Móvil: 670692017
Profesor/Profesora
Rosa María López Alonso
Grupo/s
1
Departamento
Biblioteconomía y Documentación
Área
Biblioteconomía y Documentación
Centro
-
Despacho
Decanato
Horario de tutorías
Martes 17-19
Miércoles y viernes 10-11
Jueves 9-11

URL Web
-
E-mail
rlalonso@usal.es
Teléfono
923294580 (Ext. 3151)

2. Sentido de la materia en el plan de estudios

Bloque formativo al que pertenece la materia.

Itinerario del Grado en Información y Documentación: formación en Gestión técnica de documentos de archivo

Contenidos específicos relacionados

1er curso: Introducción a la Información y Documentación

2º curso: Gestión de documentos electrónicos; Clasificación  y valoración de documentos; Transparencia y acceso a la información

3º curso: Metadatos y descripción de documentos

Optatividad: Estándares para Archivos electrónicos; Requisitos funcionales para Archivos electrónicos.  Evaluación y certificación de Unidades de Información. Protección de datos

Papel de la asignatura.

Se considera de naturaleza OPTATIVA dentro del itinerario de la Materia Gestión técnica de documentos de archivo. Se estudian las principales normas que son necesarias en la actualidad para asumir la gestión de los documentos y archivos electrónicos.

Complementa la formación en la materia de Gestión técnica de documentos de archivo y muy especialmente, las asignaturas de Gestión de documentos electrónicos, Metadatos y descripción de documentos,  Evaluación y certificación de unidades de información y Requisitos funcionales para Archivos electrónicos.

Introduce al estudiante en el dominio de los contenidos de estos estándares, así como en todas sus interrelaciones. Facilita al estudiante el dominio metodológico normalizado en un sistema normalizado para los documentos y en un sistema de documentos.

Apoya al estudiante en la identificación de los requisitos funcionales y tecnológicos para la gestión de documentos electrónicos a corto, medio y largo plazo.  Contribuye a apoyar conocimientos normativos para contribuir a la continuidad digital de las organizaciones.

Perfil profesional.

Interés de la materia para una profesión futura:

La materia posibilita conocimientos teóricos y aplicados, recogidos en la normativa para actuar ante plataformas de gestión de contenidos documentales de Archivo y muy especialmente, para trabajar en entornos electrónicos en los que se valoren contextos normalizados de trabajo. Proporciona, a su vez, conocimientos sobre la abundante normativa nacional e internacional existente, así como sobre sus interrelaciones. Favorece perfiles de estudiantes interesados en la gestión de documentos y el Archivo electrónico, cumplimiento en el modelado de requisitos certificadores y disposiciones que avalen la interoperabilidad, seguridad de la información,  continuidad y preservación digital.

3. Recomendaciones previas

Es aconsejable que el/la estudiante disponga de conocimientos básicos sobre la gestión de documentos electrónicos.

4. Objetivo de la asignatura

Objetivos generales de la Asignatura

 

Conceptuales

Comprender los principios, finalidad y alcance del conjunto de estándares existentes para la gestión de documentos y concreción del Archivo electrónico.

Conocer principales estándares nacionales e internacionales para gestionar y preservar los documentos derivados de actividades de negocio y el Archivo electrónico.

Actitud de

Definir los elementos componentes de un sistema de gestión para los documentos, de un sistema documental y de Archivo electrónico.

Dominar conceptos básicos relativos a interoperabilidad, seguridad de la información, gestión normalizada de sistemas para los documentos, gestión normalizada de sistemas documentales, en general, apreciación y tratamiento de riesgos y vulnerabilidad digital, requisitos de gestión de documentos, requisitos funcionales para oficina, requisitos funcionales para el archivo electrónico, continuidad digital, almacenamiento digital, control del almacenamiento externalizado, gestión diseño de depósitos digitales confiables, etc.

Reconocer actuaciones especiales de gestión y conservación de documentos y Archivos electrónicos.

Identificar normativa para la organización y recuperación de la información y su e-descubrimiento.

Capacitar al/a la alumno/a en:

- Reconocer y seleccionar los estándares que deben de ser aplicados para la planificación, diseño, implementación y evaluación de un sistema de gestión para los documentos y en un Archivo electrónico, atendiendo a su diversidad.

- Diferenciar requisitos funcionales y tecnológicos que deben ser identificados para el control de sistemas, procesos y aplicaciones de software.

- Motivar al /a la estudiante para la aplicación de dichas normas en su trabajo diario.

- Aprender a comprender el lenguaje normalizador.

- Desarrollar habilidades para afrontar el empleo de normas interrelacionadas que favorecen la continuidad digital en las organizaciones

- Capacitar al estudiante para el manejo de estándares que faciliten 

- Fomentar la capacidad para el trabajo en equipo, el compromiso individual y la reflexión.

- Motivar para la tolerancia y elaboración de respuestas ante situaciones novedosas promovidas por disparidad de contingencias en diferentes contextos de trabajo.

Aptitudes

Promover el potencial del alumnado para la responsabilidad social y la ética profesional.

Potenciar la capacidad de sistematización y de representación conceptual. 

 

 

5. Contenidos

Teoría.

Presentación de la Asignatura: programa, metodología de aprendizaje y modelo de evaluación de contenidos adquiridos. Compromiso y acuerdo de trabajo con los/las estudiantes.

Tema 1- La normalización en los Archivos.  Entidades normalizadoras, proceso de normalización, áreas de normalización y principales tipos de productos.

Tema 2- Taxonomía de estándares. Criterios. Taxonomías e interrelaciones.

Tema  3-  Estándares para un enfoque operativo: aplicaciones para los documentos, procesos e instrumentos (serie ISO 15489: 2016).

Tema 4- Estándares para acciones estratégicas: Administración de sistemas normalizados para los documentos serie ISO 30300. (incluye ISO 30300; ISO 30301 e ISO 30302).

Tema 5- Estándares para analizar y describir los contextos de trabajo en un entorno electrónico.

Tema 6- Estándares para la oficina electrónica: normas técnicas de interoperabilidad, requisitos funcionales y tecnológicos para la oficina electrónica y el SGD.

Tema 7-. Estándares para la continuidad digital: continuidad de negocio, apreciación y tratamiento de riesgos y seguridad de la información.

Tema 8- Estándares para el almacenamiento y la disponibilidad del documento a largo plazo.

Tema 9- Estándares para la organización, recuperación, uso y reutilización de la información.

6. Competencias a adquirir

Básicas / Generales.

Básicas

  • CB2 - Que los estudiantes sepan aplicar sus conocimientos a su trabajo o vocación de una forma profesional y posean las competencias que suelen demostrarse por medio de la elaboración y defensa de argumentos y la resolución de problemas dentro de su área de estudio
  • CB3 - Que los estudiantes tengan la capacidad de reunir e interpretar datos relevantes (normalmente dentro de su área de estudio) para emitir juicios que incluyan una reflexión sobre temas relevantes de índole social, científica o ética.
  • CB5 - Que los estudiantes hayan desarrollado aquellas habilidades de aprendizaje necesarias para emprender estudios posteriores con un alto grado de autonomía

Específicas.

  • CE01 - Analizar e interpretar las prácticas, las demandas, las necesidades y las expectativas de los productores, los usuarios y los clientes, actuales y potenciales, y desarrollar su cultura de la información ayudándoles a hacer el mejor uso de los recursos disponibles
  • CE02 - Orientarse en el entorno profesional nacional e internacional de la información y la documentación, así como en su medio político, económico e institucional.
  • CE03 - Aplicar las disposiciones y los procedimientos legales y reglamentarios tanto de ámbito nacional como internacional.
  • CE07 - Identificar y representar en el lenguaje documental adoptado o en otro sistema simbólico el contenido semántico de un documento o de una colección de documentos o de un fondo de archivo

Transversales.

CT1- Perfeccionar la comunicación oral y escrita en la lengua nativa y conocer una lengua extranjera.

CT2- Capacidad de análisis y síntesis, razonamiento crítico, resolución de problemas, toma de decisiones y trabajo en equipo.

CT3--Habilidades en las relaciones interpersonales y trabajo en un contexto internacional.

CT4-Respeto a la cultura de la paz y fomento de los valores democráticos. Conciencia de igualdad entre hombres y mujeres. Reconocimiento a la diversidad y la multiculturalidad.

CT5-Apoyo a la integración de personas con discapacidad.

CT6-Aprendizaje autónomo y Adaptación a nuevas situaciones. Liderazgo.

CT7-Sensibilidad hacia temas medioambientales.

7. Metodologías

--Clase magistral para introducir a los contenidos. El/La estudiante dispone en la plataforma de cada tema redactado en el que se incorporan enlaces a lecturas y conferencias para completar información.

Material de preparación aula inversa y de utilidad para la sistematización de contenidos.

--Aula inversa con las siguientes propuestas de trabajo:

a) -Ejercicios de reflexión y debate. Se trata de guías de lectura para la comprensión de las normas y preparación de los debates sobre sus contenidos. Disponibles en la plataforma.

b) –Guiones con ejercicios prácticos de corta resolución, tutelados para realizar de modo grupal o individual en aula o en modalidad no presencial, orientados al manejo y aplicación de los estándares.

c) -Formularios de autoevaluación conformado de cuestiones breves o tipo test, ubicados en plataforma y con una orientación de repaso de los contenidos.

d) –Seminarios de seguimiento y reflexión sobre el aprendizaje tutelados con las profesoras para cada uno de los temas.

--Tutorías de inicio y de valoración final.

8. Previsión de Técnicas (Estrategias) Docentes

9. Recursos

Libros de consulta para el alumno.

  • Norma UNE-ISO 15489-1:2016 Información y Documentación. Gestión de documentos. Parte 1- Conceptos y principios. Madrid. Aenor.
  • Norma UNE ISO 26122:2008 Análisis de procesos para los documentos. Madrid: Aenor.
  • Norma UNE ISO 16175-1:2021. Información y documentación. Procesos y requisitos funcionales para software para la gestión de documentos. Parte 1: Requisitos funcionales y directrices asociadas para cualquier aplicación que gestione documentos electrónicos
  • Norma UNE-ISO/ TS 16175-2: 2021. Información y documentación. Procesos y requisitos funcionales para software para la gestión de documentos. Parte 2: Guía para la selección, diseño, implementación y mantenimiento de software para la gestión de documentos.
  • ISO 16175-3:2012 Información y Documentación- Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrónica.  Parte 3 Directrices y requisitos funcionales para documentos electrónicos. Madrid. Aenor. [en revisión].
  • Norma UNE-ISO 23081-1: 2017Información y Documentación. Procesos de gestión para los documentos. Metadatos para los documentos. Parte 1- Principios. (ISO 23081-1:2017)
  • Norma UNE-ISO 13008; 2013 Información y documentación. Procesos de conversión y migración de documentos digitales Madrid. Aenor.
  • Norma UNE-ISO/TR 13028: 2011 Información y documentación. Proceso de digitalización. Madrid: Aenor.
  • UNE-ISO/TR 18128:2014 Información y documentación --. Evaluación de riesgos para procesos y sistemas de documentos. [en revisión].
  • Norma UNE-EN-ISO 30300:2021. Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Fundamentos y vocabulario. Madrid. AENOR. [Management system for records- Fundamentals and vocabulary- Ginebra: ISO]; [en revisión].
  • Norma UNE-ISO 30302:2015. Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Guía de implantación. Madrid. Aenor.
  • Norma UNE-EN-ISO 30301:2020. Sistemas de gestión para los documentos. Requisitos. Madrid. UNE. [
  • Norma UNE-ISO-14721:2015. Sistema de transferencia de información y datos espaciales. Sistema abierto de Información de archivo (OAIS)-Modelo de referencia. (UNE-ISO: 2015) Madrid. Aenor.
  • UNE-ISO/TR 18492:2008. Información y documentación. Conservación a largo plazo de la información basada en documentos. Madrid. Aenor.
  • UNE-ISO/TR 15801:2008. Imagen electrónica. Información almacenada electrónicamente. Recomendaciones sobre veracidad y fiabilidad. Madrid. Aenor.

Par el acceso a las normas de interoperabilidad y de seguridad

---Acceso a normas técnicas y guías de interoperabilidad de la e-Administración. Acceso a NTI y Guías en:

https://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/pae_Interoperabilidad_Inicio/pae_Normas_tecnicas_de_interoperabilidad.html

---Normativas, esquema  y guía de seguridad: https://www.administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/pae_Seguridad_Inicio.html

www.ccn-cert.cni.es/publico/seriesCCN-STIC/series/800-Esquema_Nacional_de_Seguridad/805-Politica_de_seguridad_del_ENS/805-ENS_politica-sep11.pdf

Otras referencias bibliográficas, electrónicas o cualquier otro tipo de recurso.

Recursos electrónicos de consulta:

---Subdirección General de Archivos: http://www.culturaydeporte.gob.es/cultura/archivos/recursos-profesionales.html (consulta de recursos en línea tales como normas de descripción y vocabularios básicos)

---Recursos para la gestión y conservación de documentos a largo plazo Consejo Internacional de Archivo: https://www.ica.org/en/online-resource-centre-0

---ISO: http://www.iso.org  Acceso a información sobre Creadores y normas.

---AENOR: http://www.aenor.es Acceso a información sobre entidad y productos normativos. Normas accesibles mediante Biblioteca USAL-Recursos electrónicos, bases de datos. AENOR.

---Observatorio Electrónico de la E-Administración: http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_OBSAE.html Acceso a las normas técnicas, modelos, legislación. etc.

---PAE-Portal de la Administración Electrónica. https://administracionelectronica.gob.es/pae_Home.html

Otros recursos electrónicos específicos: incluido su enlace en cada tema.

10. Evaluación

Consideraciones generales.

La evaluación se centrará en la medición del nivel de aprendizaje de las competencias. Se hará mediante la evaluación de los resultados esperados sobre la adquisición de dichas competencias.  El/La estudiante podrá hacer un seguimiento de la valoración de su aprendizaje.

Criterios de evaluación.

  1. Actitud ante el aprendizaje: grado de participación, compromiso y mejora en el aprendizaje de la asignatura.
  2. Asimilación de principios, conceptos, relaciones, procesos, instrumentos y servicios mediante la participación en seminarios, debates, y lecturas recomendadas.
  3. Dominio de métodos y técnicas para asumir los requisitos técnicos de la profesión.
  4. Grado de uso de recursos de información tradicionales y electrónicos para la resolución de problemas y estudios de caso planteados.
  5. Grado de motivación y de creatividad para responder a posibles contingencias en situaciones planteadas mediante ejercicios y juegos de rol.
  6. Grado de participación y colaboración en grupo.
  7. Grado de desarrollo de las capacidades de análisis y de síntesis así como de gestión de la información.
  8. Dominio de herramientas e instrumentos de trabajo en los diferentes archivos.
  9. Capacidad para expresarse y defender sus ideas en público.
  10. Interés por el aprendizaje de la materia.

Instrumentos de evaluación.

Lista de chequeo para las evaluaciones de comprensión de contenidos basadas en los ejercicios de autoevaluación y en ejercicios de reflexión abierta para cada tema. Lista de chequeo para cada tema. Defensa individual.

 

Rúbrica para valorar el Dossier final  con los trabajos prácticos y estudios de caso revisados realizados durante el curso en el aula (entrega periódica semanal) y fuera del aula.

 

Estos instrumentos están disponibles para el/la estudiante junto con el planteamiento de las tareas. Esto es, con antelación a su realización.

 

El cómputo final de la asignatura, considerando los anteriores instrumentos, se valora siguiendo el porcentaje que se especifica:

Asistencia y participación en clase, plataforma: 25%

Presentación de trabajos individuales: 25%

Prueba de conocimientos:

Cuestionarios individuales base de la elaboración del dossier, tutorizados: 30%

Reflexiones de lecturas y videos complementarios para inclusión en el dossier: 20%

 

Recomendaciones para la evaluación.

El seguimiento semanal de los requisitos de la asignatura facilita el aprendizaje.

 

Recomendaciones para la recuperación.

Las profesoras señalarán en las tutorías de seguimiento y en la tutoría final el grado de adquisición de las competencias, e indicarán planteamientos para la recuperación, en su caso.

Aquellos estudiantes cuya asistencia haya sido menor al 80% de las clases y no hayan entregado el 80% de las tareas, deberán recuperar mediante la entrega del conjunto de actividades acordadas a lo largo del curso, en los periodos estipulados por la Facultad.