Itinerario del Grado en Información y Documentación: formación en Gestión técnica de documentos de archivo

Contenidos específicos relacionados

1er curso: Introducción a la Información y Documentación

2º curso: Gestión de documentos electrónicos; Clasificación  y valoración de documentos; Transparencia y acceso a la información

3º curso : Metadatos y descripción de documentos

Optatividad: Estándares para Archivos electrónicos; Requisitos funcionales para Archivos electrónicos.  Evaluación y certificación de Unidades de Información. Protección de datos

Se considera de naturaleza OBLIGATORIA dentro del itinerario de la Materia Gestión técnica de documentos de archivo, Se estudian los principios y modelos teóricos sobre gestión de documentos electrónicos en las organizaciones, así como el conocimiento de contenidos básicos para el desarrollo de políticas y programas de gestión de documentos electrónicos, mediante la aproximación de situaciones y problemas en diferentes contextos institucionales (Administraciones públicas, instituciones privadas), niveles o centros de archivo tradicional (oficina, centrales, intermedios, históricos y entorno electrónico (gestión de documentos, expedientes y archivo electrónico único).

Complementa la formación en gestión de requisitos legales y operativos para la continuidad de negocio mediante la formación en diseño y mantenimiento de programas específicos de gestión: gestión de documentos esenciales o calificación de documentos, previsión de desastres, e iniciación a la continuidad digital.

Introduce al estudiante en los procesos de gestión y difusión de la información de archivo en las organizaciones, favoreciendo el aprendizaje de asignaturas de naturaleza obligatoria y optativa que serán impartidas, tanto en 2º como en 3º y 4º cursos del Grado.

Interés de la materia para una profesión futura:

La materia posibilita conocimientos teóricos y aplicados para actuar como gestor/a de la información y de la documentación en las organizaciones, muy especialmente, para trabajar los entornos electrónicos, e-administración. Proporciona, a su vez, conocimientos suficientes para asumir el trabajo de archivero/a de grado medio y superior mediante asesoría en unidades administrativas y gestión específica en depósitos intermedios y centrales de cualquier entorno institucional, así como en cabeceras de sistemas. Facilita la integración de un/a profesional que es capaz de responder a las necesidades y expectativas de usuarios tanto en entornos electrónicos como en entornos convencionales para el mantenimiento del Archivo híbrido.

.Presentación de la Asignatura: programa, metodología de aprendizaje y modelo de evaluación de contenidos adquiridos. Compromiso y acuerdo de trabajo con el alumnado. La presentación se hará sobre la información ofrecida en la guía.

MÓDULO I- Introducción a la e-gestión de documentos.

Lecciones

Lección 1- E-gestión de documentos y Disciplina Archivística.

Lección 2- Marco legislativo, normativo y reglamentario de la e-gestión documental

Lección 3- El documento electrónico. Concepto, naturaleza, problemática básica. Requisitos relevantes para su gestión.

Lección 4- Tipología documental administrativa y diplomática básica en entornos electrónicos.

Lección 5- El expediente electrónico Concepto y tratamiento. Diferencias y analogías con el expediente físico

Lección 6- El correo electrónico. Pautas para su gestión.

Competencias asociadas:

Específicas: CE1; CE3

Transversales: CT1, CT2, CT3 Y CT5

MÓDULO II-  Sistemas, fases y procesos para la e-gestión documental

Lección 7- Modelos para la e-gestión documental.

Lección 8. Fases, procesos e instrumentos para la e-gestión documental. Enfoque de tratamiento técnico. Presentación de fases. Presentación de todos los procesos implicados.

Presentación de instrumentos de gestión de documentos más relevantes.

Lección 9- Creación y captura de documentos. Gestión de riesgos ante la captura. Estrategias empleadas sobre formatos de ficheros. Requisitos tecnológicos ante la captura.

Lección 10- El registro. Conceptos básicos y finalidad. El proceso de registro. Intercambio de datos registrales. Funciones y tipologías registrales.

Lección 11- Introducción a la asignación de metadatos. Concepto y finalidad. Esquema y perfil de metadatos. Metadatos mínimos y complementarios. Relación de estándares.

Lección 12- Almacenamiento: e-depósito y almacenamiento en la nube. Requisitos tecnológicos ante el almacenamiento.

Lección 13- Calificación de documentos y prevención ante desastres y continuidad digital.

Competencias asociadas:

Específicas: CE3; CE2; CE4, CE5

Transversales: CT2, CT3 Y CT4, CT6

MÓDULO III Difusión de la información. Servicio de archivo electrónico. El compromiso con los usuarios.

Lección 14- La difusión y el servicio en el Archivo para la sociedad digital. Difusión digital. Servicio electrónico. Compromisos  y cartas de servicio digitales.

Competencias asociadas:

Específicas: CE5; CE6

Transversales: CT2, CT6, CT7

Niveles: N1 (cultura y vocabulario básico así como ejecución de tareas sencillas) y N2 (conocimiento de la práctica), N3 (puede aplicar en diferentes contextos)

CE1- Conocimiento del marco jurídico y administrativo autonómico, nacional e internacional.

N1 Reconocimiento de los documentos jurídicos o normativos de diferentes rangos que inciden en el modelo de e-gestión documental

N3 Capacidad demostrada para utilizar las normas pertinentes nacionales, europeas e internacionales en la concreción de estrategias para el diseño de sistemas de documentos y su gestión

N2 Diferenciación de modelos y especificidades de carácter internacional, nacional y autonómico

CE2- Técnicas de planificación y de gestión de proyectos

N1 Capacidad demostrada para diferenciar objetivos, funciones e instrumentos en los distintas fases y procesos del tratamiento de los documentos electrónicos así como en el archivo físico

N1 Definición de los objetivos de un sistema de documentos para organizar su gestión a partir del análisis de  no conformidades

N2 Enumeración y comprensión de la utilidad de cada elemento integrante de un programa de gestión de documentos electrónico

N2 Aplicar ciertas técnicas elementales de gestión de proyectos para perfilar los elementos clave de un programa de gestión

CE3- Gestión de fondos y de colecciones de archivo en cualquier nivel de archivo de la organización y en todo tipo de entornos de trabajo (ciclo de vida de los documentos)

• N1 Comprensión y definición de términos tales  como documento  electrónico, documento digital, documento convencional; estado activo, semiactivo, inactivo, archivo histórico,, central, intermedio, de oficina, expediente electrónico, correo electrónico, trámite administrativo, documento esencial,  gestión de documentos electrónicos, gestión en la nube, programa de gestión de documentos, sistema para los documentos.
• N2 Capacidad demostrada para el reconocimiento de los procesos esenciales y actividades específicas de cada fase de archivo: unidad administrativas, ciclo de vida y depósito para largo plazo, así como el Archivo físico en sus respectivos niveles de archivos: oficina, central, intermedio e histórico

N3 Identificación de principales requisitos funcionales para la e-gestión documental, vinculados a los procesos y aplicaciones tecnológicas.

N3 Identificación clara de los controles o instrumentos básicos para la gestión de documentos electrónicos

N3 Utilización de  las herramientas de control específicas para asegurar la e-gestión documental

CE4- Preservación y tratamiento físico de documentos

 N1 Comprensión de conceptos como: peligro, riesgo, seguridad de la información, calificación de documento esencial o vital, continuidad de negocio, vulnerabilidad digital, factor de riesgo, etc.

N1 Identificación de los principales  requisitos funcionales para la conservación de los documentos electrónicos y su tratamiento físico (en dispositivos externos)

N2 Habilidades para identificar vulnerabilidades digitales y gestionar elementos ante externalización del almacenamiento.

CE5- Organización y almacenamiento de la información

N1 Comprende teorías y principios generales de la organización y almacenamiento de los documentos de archivo

N1 Domina conceptos específicos relacionados con la organización y almacenamiento de los documentos de archivo

N2 Comprende, reconoce y respeta los principios generales en cada fase y nivel de archivo

N3 Diferencia y sabe manejar instrumentos característicos a cada fase y nivel de archivo

• CE6-Difusión de la información y servicio al usuario
  • N2 Comprende y reconoce elementos de una carta de servicio y compromisos.
  • N3 Diferencia modelos de difusión y de servicio al usuario. Conoce ventajas e inconvenientes de las opciones estudiadas.

CT1- Perfeccionar la comunicación oral y escrita en la lengua nativa y conocer una lengua extranjera

CT2- Capacidad de análisis y síntesis, razonamiento crítico, resolución de problemas, toma de decisiones y trabajo en equipo

CT3--Habilidades en las relaciones interpersonales y trabajo en un contexto internacional

CT4-Respeto a la cultura de la paz y fomento de los valores democráticos. Conciencia de igualdad entre hombres y mujeres. Reconocimiento a la diversidad y la multiculturalidad

CT5-Apoyo a la integración de personas con discapacidad

CT6-Aprendizaje autónomo y Adaptación a nuevas situaciones. Liderazgo

CT7-Sensibilidad hacia temas medioambientales

ANDRÉS DÍAZ, S. SIERRA RODRÍGUEZ; J.(Coord.)  La función del Archivo y la transparencia en España. Madrid: Universidad Complutense; 2018. Disponible en: https://drive.google.com/file/d/12nLm_udIggj4-YfN99GfsJXXUSsv9uQE/view

CASAS DE BARRÁN, A.  et al.:Gestión de Documentos del Sector Publico desde una Perspectiva Archivistica/Management of Public Sector Records from an Archival Perspective [Traducido al españo por A. Casas de Barrán] Montevideo: Universidad de la República; 2003 (Londres: irmt; 1999) (en línea) accesible en: http://www.irmt.org/education-and-training/education-and-training-2

CASAS DE BARRÁN, A. et al.: Organización y control de documentos administrativos. Montevideo: CIA; Universidad de la República; IRMT; 2006 (Londres: Irmt; 1999) (en línea) Accesible en http://www.irmt.org/education-and-training/education-and-training-2

COBARSI-MORALES, J. Sistemas de información en la empresa. Barcelona:UOC, 2011. ISBN: 978-84-9788-486-0

EL ARCHIVO electrónico en la administración digital. 23 Jornadas de archivos universitarios. Actas. Universidad de A Coruña. 2017. Accesible en Studium.

GARCÍA MORALES, E.: Gestión de documentos en la e-administración. Barcelona; UOC; 2013. ISBN 978-84-9029-978-4

GIMENEZ CHORNET, V. Legislación de Archivos. Barcelona, UOC, 2017. ISBN 978-8491169895.

SÁNCHEZ HERNAMPÉREZ, A. Los desastres en los archivos: cómo planificarlos (una guía en siete pasos). Gijón: Trea; 2011.

SERRA SERRA, J.: Los documentos electrónicos. Qué son y cómo se tratan. Gijón: TREA; 2007

TÉRMENS, M. : Preservación digital. Barcelona :UOC ; EPI ; 2013 ISBN: 978-84-9029-819-0

Manuales en otros idiomas

ARCHIVOS NACIONALES DE AUSTRALIA: The DIRKS Manual: A Strategic Approach to Managing Business Information; 2003. (en línea, actualizado)

Normas básicas de consulta

España-Ministerio de Hacienda. Código de la Administración Electrónica (incluye todas las normas básicas de interoperabilidad) Permanentemente actualizado.

Norma UNE-ISO 15489-1:2016 Información y documentación. Gestión de documentos. Parte 1. Conceptos y principios. Madrid. Aenor.

Norma UNE ISO 26122:2008 Análisis de procesos para los documentos. Madrid: AENOR.

ISO/TR 18128:2014   Information and documentation -- Risk assessment for records processes and systems. (UNE-ISO: 2014). En revision.

Norma UNE-ISO 30300:2011. Sistemas de gestión para los documentos. Fundamentos y vocabulario. Madrid. AENOR. [Management system for records- Fundamentals and vocabulary- Ginebra: ISO]. En revision.

Norma UNE- ISO 30301:2020. Sistemas de gestión para los documentos. Requisitos. Madrid. AENOR [Management system for records- Requirements- Ginebra: ISO];

Norma UNE-ISO 30302:2015 Sistemas de gestión para los documentos. Guía de implementación.Madrid. AENOR

Recursos electrónicos de consulta:

InterPARES y Consejo Internacional de Archivos (2013): Los Caminos de los Documentos de Archivo Digitales:  Tópicos de Preservación Digital

Módulo 4 Un resumen de metadatos

Módulo 6 Gestión y preservación del e-mail

Módulo 7 Gestión y preservación de documentos en entornos Web

Módulo 8  Introducción al cómputo en la nube

Accesibles los módulos en: http://www.interpares.org/ip3/ip3_products.cfm?cat=4

Bibliotecas digitales disponibles:

---Material librario desarrollado por la Information Record Management Trust cuya URL es:

http://www.irmt.org (download centre/documents/Education and Training). Para saber más sobre gestión en entornos electrónicos.

---Subdirección General de Archivos: http://www.culturaydeporte.gob.es/cultura/archivos/recursos-profesionales.html (conocimiento de bases de datos y consulta de recursos en línea tales como normas de descripción y vocabularios básicos)

---Recursos para la gestión y conservación de documentos a largo plazo Consejo Internacional de Archivo: https://www.ica.org/en/online-resources

Acceso a Modelos

---Modelos de políticas de gestión GED-España: Accesible en Studium.

---Archivos Nacionales de Australia: www.naa.gov.au (conocimiento de modelo de gestión )

---Archivos Nacionales de Canadá: www.archives.ca (conocimiento de modelo de gestión

Otros recursos electrónicos específicos: enlace, en cada lección, se incluyen enlaces a glosarios dentro de la plataforma Studium

La evaluación se centrará en la medición del nivel de aprendizaje de las competencias. Se hará mediante la evaluación de los resultados esperados sobre la adquisición de dichas competencias.  El estudiante podrá hacer un seguimiento de la valoración de su aprendizaje por cada módulo.

1. Actitud ante el aprendizaje: grado de participación, compromiso y mejora en el aprendizaje de la asignatura.
2. Asimilación de principios, conceptos, relaciones, procesos, instrumentos y servicios mediante la participación en seminarios, debates, y lecturas recomendadas, además del habitual seguimiento de los contenidos: aciertos, complitud, precisión, etc.
3. Dominio de métodos y técnicas para asumir los requisitos técnicos de la profesión: aciertos, diferenciación, adecuación, precisión, etc.
4. Grado de uso de recursos de información tradicionales y electrónicos para la resolución de problemas y estudios de caso planteados. Creatividad, flexibilidad, nivel de respuesta, etc.
5. Grado de motivación y de creatividad para responder a posibles contingencias en situaciones planteadas mediante ejercicios y juegos de rol. Volumen, creatividad, nivel y grado de respuesta.
6. Grado de participación y colaboración en grupo. Implicación, responsabilidad, coordinación, administración., tolerancia, discusión, etc.
7. Grado de desarrollo de las capacidades de análisis y de síntesis así como de gestión de la información. Adecuación, precisión, sistematización, lógica, etc.
8. Dominio de herramientas e instrumentos de trabajo en los diferentes archivos. Adecuación, precisión, diferenciación.
9. Capacidad para expresarse y defender sus ideas de modo escrito y en público, haciendo hincapié en aquellas con respeto a la diversidad. Participación, tolerancia, reflexión, sistematización, atención a lo principal.
10. Interés por el aprendizaje de la materia. Motivación, participación, reflexión, puntualidad en la entrega, asistencia presencial y virtual en las actividades en línea.

Evaluaciones de los módulos de comprensión de contenidos basadas en PORTAFOLIOS para cada Lección en los que se informa e incluye lo siguiente:

Qué se trabaja (competencias).

Qué se espera alcanzar (resultados de logro).

Qué se valora (número y tipo de tareas planteadas en la lección.).

Detalle descriptivo de cada una de las tareas incluidas en el portafolio con la información siguiente:

Revisión de contenido (vinculación de la tarea con apartados de la lección)

Dificultades que se pretenden superar.

Beneficios de realizar la tarea.

Criterios de evaluación

Modalidad de participación de los estudiantes (individual o grupal).

Técnica empleada de evaluación.

Instrumento de evaluación.

Modo de retroalimentación.

Cronología.

Escala de valor (de la tarea).

Planteamiento de la tarea: breves ejercicios, tablas comparativas, ejercicios de corta respuesta, fichas de análisis de lecturas y visionados preparatorios, guion preparatorio de debate, presentaciones, búsquedas on line sobre los contenidos, estudios de caso, etc.

Instrumento de evaluación desarrollado para que el estudiante lo conozca con antelación: lista de control, rúbrica, lista de aciertos test, lista de chequeo de participación, etc.

El cómputo final de la asignatura, considerando los anteriores portafolios de trabajo e instrumentos, se valora siguiendo el porcentaje que se especifica seguidamente:

La metodología de aula inversa se basa en el compromiso del estudiante por el seguimiento semanal de los requisitos de la asignatura para facilitar el aprendizaje.

Se requiere:

• Ante posibles dudas, planteamiento de las mismas en aula o mediante uso de las tutorías.
• Lectura del temario con antelación a la presencia en el aula.
• Lectura de la literatura recomendada por la profesora, en su caso (se avisa y dispone en Studium).
• Realización de los cuestionarios de autoevaluación y de evaluación por lecciones así como entrega de las tareas en portafolios para cada lección.

La profesora señalará en las tutorías de seguimiento y en la tutorial final el grado de adquisición de las competencias, e indicará planteamientos para la recuperación, en su caso.

Aquellos estudiantes cuya asistencia haya sido menor al 80% de las clases y no hayan entregado el 80% de las tareas deberán recuperar mediante pruebas escritas, teórica y práctica, de larga duración.