ESTÁNDARES PARA EL ARCHIVO ELECTRÓNICO

ESTÁNDARES PARA EL ARCHIVO ELECTRÓNICO

Doble Titulación de Grado en Información y Documentación y en Historia

Curso 2020/2021

1. Datos de la asignatura

(Fecha última modificación: 03-07-20 13:32)
Código
108338
Plan
ECTS
6
Carácter
OPTATIVA
Curso
6
Periodicidad
Primer Semestre
Área
BIBLIOTECONOMÍA Y DOCUMENTACIÓN
Departamento
Biblioteconomía y Documentación
Plataforma Virtual

Campus Virtual de la Universidad de Salamanca

Datos del profesorado

Profesor/Profesora
María Manuela Moro Cabero
Grupo/s
1
Departamento
Biblioteconomía y Documentación
Área
Biblioteconomía y Documentación
Centro
Fac. Traducción y Documentación
Despacho
Nº 36
Horario de tutorías
Tutoría convencional: se acordará directamente con los estudiantes atendiendo a su disponibilidad. Tutoría telemática abierta, salvo fines de semana y festivos.
URL Web
http://diarium.usal.es/moroca
E-mail
moroca@usal.es
Teléfono
923 294580 Ext. 3057 // Móvil: 670692017
Profesor/Profesora
Rosa María López Alonso
Grupo/s
1
Departamento
Biblioteconomía y Documentación
Área
Biblioteconomía y Documentación
Centro
-
Despacho
28
Horario de tutorías
Tutoría convencional: se acordará directamente con los estudiantes atendiendo a su disponibilidad. Tutoría telemática abierta, salvo fines de semana y festivos.
URL Web
-
E-mail
rlalonso@usal.es
Teléfono
923294580 (Ext. 3093)

2. Sentido de la materia en el plan de estudios

Bloque formativo al que pertenece la materia.

Itinerario del Grado en Información y Documentación: formación en Gestión técnica de documentos de archivo

Contenidos específicos relacionados

1er curso: Introducción a la Información y Documentación

2º curso: Gestión de documentos electrónicos; Clasificación  y valoración de documentos; Transparencia y acceso a la información

3º curso: Metadatos y descripción de documentos

Optatividad: Estándares para Archivos electrónicos; Requisitos funcionales para Archivos electrónicos.  Evaluación y certificación de Unidades de Información. Protección de datos

Papel de la asignatura.

Se considera de naturaleza OPTATIVA dentro del itinerario de la Materia Gestión técnica de documentos de archivo. Se estudian las principales normas que son necesarias en la actualidad para asumir la gestión de los documentos y archivos electrónicos.

Complementa la formación en la materia de Gestión técnica de documentos de archivo y muy especialmente, las asignaturas de Gestión de documentos electrónicos, Metadatos y descripción de documentos,  Evaluación y certificación de unidades de información y Requisitos funcionales para Archivos electrónicos.

Introduce al estudiante en el dominio de los contenidos de estos estándares, así como en todas sus interrelaciones. Facilita al estudiante el dominio metodológico normalizado en un sistema normalizado para los documentos y en un sistema de documentos.

Apoya al estudiante en la identificación de los requisitos funcionales y tecnológicos para la gestión de documentos electrónicos a corto, medio y largo plazo.  Contribuye a apoyar conocimientos normativos para contribuir a la continuidad digital de las organizaciones.

Perfil profesional.

Interés de la materia para una profesión futura:

La materia posibilita conocimientos teóricos y aplicados, recogidos en la normativa para actuar ante plataformas de gestión de contenidos documentales de Archivo y muy especialmente, para trabajar en entornos electrónicos en los que se valoren contextos normalizados de trabajo. Proporciona, a su vez, conocimientos sobre la abundante normativa nacional e internacional existente, así como sobre sus interrelaciones. Favorece perfiles de estudiantes interesados en la gestión de documentos y el Archivo electrónico, cumplimiento en el modelado de requisitos certificadores y disposiciones que avalen la interoperabilidad, seguridad de la información,  continuidad y curaduría digital.

3. Recomendaciones previas

Es aconsejable que el/la estudiante disponga de conocimientos básicos sobre la gestión de documentos electrónicos.

4. Objetivo de la asignatura

Objetivos generales de la Asignatura

 

Conceptuales

Comprender los principios, finalidad y alcance del conjunto de estándares existentes para la gestión de documentos y concreción del Archivo electrónico.

Conocer principales estándares nacionales e internacionales para gestionar y preservar los documentos derivados de actividades de negocio y el Archivo electrónico.

Actitud de

Definir los elementos componentes de un sistema de gestión para los documentos, de un sistema documental y de Archivo electrónico.

Dominar conceptos básicos relativos a interoperabilidad, seguridad de la información, gestión normalizada de sistemas para los documentos, gestión normalizada de sistemas documentales, en general, apreciación y tratamiento de riesgos y vulnerabilidad digital, requisitos de gestión de documentos, requisitos funcionales para oficina, requisitos funcionales para el archivo electrónico, continuidad digital, almacenamiento digital, control del almacenamiento externalizado, gestión diseño de depósitos digitales confiables, etc.

Reconocer actuaciones especiales de gestión y conservación de documentos y Archivos electrónicos.

Identificar normativa para la organización y recuperación de la información y su e-descubrimiento.

Capacitar al/a la alumno/a en:

- Reconocer y seleccionar los estándares que deben de ser aplicados para la planificación, diseño, implementación y evaluación de un sistema de gestión para los documentos y en un Archivo electrónico, atendiendo a su diversidad.

- Diferenciar requisitos funcionales y tecnológicos que deben ser identificados para el control de sistemas, procesos y aplicaciones de software.

- Motivar al /a la estudiante para la aplicación de dichas normas en su trabajo diario.

- Aprender a comprender el lenguaje normalizador.

- Desarrollar habilidades para afrontar el empleo de normas interrelacionadas que favorecen la continuidad digital en las organizaciones

- Capacitar al estudiante para el manejo de estándares que faciliten 

- Fomentar la capacidad para el trabajo en equipo, el compromiso individual y la reflexión.

- Motivar para la tolerancia y elaboración de respuestas ante situaciones novedosas promovidas por disparidad de contingencias en diferentes contextos de trabajo.

Aptitudes

Promover el potencial del alumnado para la responsabilidad social y la ética profesional.

Potenciar la capacidad de sistematización y de representación conceptual. 

 

 

5. Contenidos

Teoría.

Presentación de la Asignatura: programa, metodología de aprendizaje y modelo de evaluación de contenidos adquiridos. Compromiso y acuerdo de trabajo con los/las estudiantes.

Tema 1- La normalización en los Archivos.  Entidades normalizadoras, proceso de normalización, áreas de normalización y principales tipos de productos.

Tema 2- Taxonomía de estándares. Criterios. Taxonomías e interrelaciones.

Tema  3-  Estándares para un enfoque operativo: aplicaciones para los documentos, procesos e instrumentos (serie ISO 15489: 2016).

Tema 4- Estándares para acciones estratégicas: Administración de sistemas normalizados para los documentos serie ISO 30300. (incluye ISO 30300:2011; ISO 30301:2011 e ISO 30302:2015).

Tema 5- Estándares para analizar y describir los contextos de trabajo en un entorno electrónico.

Tema 6- Estándares para la oficina electrónica: normas técnicas de interoperabilidad, requisitos funcionales y tecnológicos para la oficina electrónica y el SGD.

Tema 7-. Estándares para la continuidad digital: continuidad de negocio, apreciación y tratamiento de riesgos y seguridad de la información.

Tema 8- Estándares para el almacenamiento y la disponibilidad del documento a largo plazo.

Tema 9- Estándares para la organización, recuperación, uso y reutilización de la información.

6. Competencias a adquirir

Específicas.

Niveles: N1 (cultura y vocabulario básico así como ejecución de tareas sencillas) y N2 (conocimiento de la práctica), N3 (puede aplicar en diferentes contextos)

N2 Aplicar principios y métodos para facilitar la organización y almacenamiento atendiendo a los contenidos de los estándares.

 

  • CE1- Conocimiento del marco jurídico y administrativo autonómico, nacional e internacional.
    • N1 Reconocimiento de los documentos normativos de diferentes rangos que inciden el Archivo electrónico.
    • N3 Capacidad demostrada para utilizar las normas pertinentes nacionales, europeas e internacionales en la concreción de estrategias para el Archivo electrónico
    • N2 Diferenciación de estándares e interrelaciones para las especificidades de carácter internacional, nacional y autonómico
  • CE2- Técnicas de planificación y de gestión de proyectos
    • N1 Capacidad demostrada para aplicar los principios, métodos y técnicas recogidas en los estándares.
    • N1 Definición del alcance e interrelaciones de estándares para los cometidos de Archivo electrónico.
    • N2 Comprensión del alcance y de la utilidad de cada estándar
    • N2 Interrelación de estándares para la planificación de un Archivo electrónico.
  • CE3- Gestión de fondos y de colecciones de archivo en cualquier nivel de archivo de la organización y en todo tipo de entornos de trabajo (ciclo de vida de los documentos).
    • N1 Comprensión y definición de vocabularios contenidos en los estándares.
    • N2 Capacidad demostrada para seleccionar y aplicar las normas a la e-gestión documental
    • N2 Capacidad demostrada para el reconocimiento de los procesos esenciales del y su relación con los estándares de naturaleza obligatoria u opcional.
    • N3 Identificación de principales requisitos funcionales y tecnológicos normalizados
    • N3 Identificación clara de taxonomías para saber aplicar atendiendo a necesidades.
    • N3 Utilización delas normas como herramientas específicas para asegurar la e-gestión documental
    • N3 Estudio y uso de normas para la organización y recuperación de la información, así como para su uso y reutilización.
  • CE4- Preservación y tratamiento físico de documentos
  •  N1 Identificación de las normas específicas que facilitan la preservación digital.
    • N1 Identificación de los principalesrequisitos funcionales y tecnológicos normalizados para la conservación de los documentos electrónicos y su tratamiento físico (en dispositivos externos)
    • N2 Habilidades para aplicar las normas ante vulnerabilidades digitales y gestionar elementos ante externalización del almacenamiento.
  • CE5- Organización y almacenamiento de la información
    • N1 Comprender modelos normalizados para el almacenamiento de la información e identificar las fuentes normativas que los facilitan.
    • N2 Comprender modelos de uso y reutilización de la información.

Transversales.

CT1- Perfeccionar la comunicación oral y escrita en la lengua nativa y conocer una lengua extranjera.

CT2- Capacidad de análisis y síntesis, razonamiento crítico, resolución de problemas, toma de decisiones y trabajo en equipo.

CT3--Habilidades en las relaciones interpersonales y trabajo en un contexto internacional.

CT4-Respeto a la cultura de la paz y fomento de los valores democráticos. Conciencia de igualdad entre hombres y mujeres. Reconocimiento a la diversidad y la multiculturalidad.

CT5-Apoyo a la integración de personas con discapacidad.

CT6-Aprendizaje autónomo y Adaptación a nuevas situaciones. Liderazgo.

CT7-Sensibilidad hacia temas medioambientales.

7. Metodologías

--Clase magistral para introducir a los contenidos. El/La estudiante dispone en la plataforma de cada tema redactado en el que se incorporan enlaces a lecturas y conferencias para completar información.

Material de preparación aula inversa y de utilidad para la sistematización de contenidos.

--Aula inversa con las siguientes propuestas de trabajo:

a) -Ejercicios de reflexión y debate. Se trata de guías de lectura para la comprensión de las normas y preparación de los debates sobre sus contenidos. Disponibles en la plataforma.

b) –Guiones con ejercicios prácticos de corta resolución, tutelados para realizar de modo grupal o individual en aula o en modalidad no presencial, orientados al manejo y aplicación de los estándares.

c) -Formularios de autoevaluación conformado de cuestiones breves o tipo test, ubicados en plataforma y con una orientación de repaso de los contenidos.

d) –Seminarios de seguimiento y reflexión sobre el aprendizaje tutelados con las profesoras para cada uno de los temas.

--Tutorías de inicio y de valoración final.

8. Previsión de Técnicas (Estrategias) Docentes

9. Recursos

Libros de consulta para el alumno.

  • Norma UNE-ISO 15489-1:2016 Información y Documentación. Gestión de documentos. Parte 1- Conceptos y principios. Madrid. Aenor. Information and Documentation. Records
  • Norma UNE ISO 26122:2008 Análisis de procesos para los documentos. Madrid: Aenor.
  • Norma UNE ISO 16175-1:2012 Información y Documentación—Principios y requisito funcionales para los documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 1. Principios. [en revisión].
  • Norma UNE-ISO ISO 16175-2: 2012 Información y Documentación- Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 2: Directrices y requisitos funcionales para sistemas que gestionan documentos electrónicos. Madrid. Aenor. [en revisión].
  • ISO 16175-3:2013 Información y Documentación- Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 3 Directrices y requisitos funcionales para documentos electrónicos. Madrid. Aenor. [en revisión].
  • Norma UNE-ISO 23081-1: 2017 Información y Documentación. Procesos de gestión para los documentos. Metadatos para los documentos. Parte 1- Principios. (ISO 23081-1:2017)
  • Norma UNE-ISO 13008; 2013 Información y documentación. Procesos de conversión y migración de documentos digitales Madrid. Aenor.
  • Norma UNE-ISO/TR 13028: 2011  Información y documentación .Proceso de digitalización. Madrid: Aenor. [en revisión].
  • ISO/TR 18128:2014 Información y documentación --. Evaluación de riesgos para procesos y sistemas de documentos. [en revisión].
  • Norma UNE-EN-ISO 30300:2011. Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Fundamentos y vocabulario. Madrid. AENOR. [Management system for records- Fundamentals and vocabulary- Ginebra: ISO]; [en revisión].
  • Norma UNE-ISO 30302:2015. Información y documentación. Sistemas de gestión para los documentos. Guía de implantación. Madrid. Aenor.
  • Norma UNE-EN-ISO 30301:2020. Sistemas de gestión para los documentos. Requisitos. Madrid. UNE.
  • UNE-ISO 27001:2017 Tecnología de la información. Técnicas de seguridad. Sistemas de Gestión de Seguridad de la Información. Requisitos. Madrid. Aenor.
  • .
  • Norma UNE-ISO-14721:2015. Sistema de transferencia de información y datos espaciales. Sistema abierto de Información de archivo (OAIS)-Modelo de referencia. (UNE-ISO: 2015) Madrid. Aenor.
  • UNE-ISO/TR 18492:2008. Información y documentación. Conservación a largo plazo de la información basada en documentos. Madrid. Aenor.
  • UNE-ISO/TR 15801:2008. Imagen electrónica. Información almacenada electrónicamente. Recomendaciones sobre veracidad y fiabilidad. Madrid. Aenor.

Par el acceso a las normas de interoperabilidad y de seguridad

---Acceso a normas técnicas y guías de interoperabilidad de la e-Administración. Acceso a NTI y Guías en:

https://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/pae_Interoperabilidad_Inicio/pae_Normas_tecnicas_de_interoperabilidad.html

---Normativas, esquema  y guía de seguridad: https://www.administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_Estrategias/pae_Seguridad_Inicio.html

www.ccn-cert.cni.es/publico/seriesCCN-STIC/series/800-Esquema_Nacional_de_Seguridad/805-Politica_de_seguridad_del_ENS/805-ENS_politica-sep11.pdf

Otras referencias bibliográficas, electrónicas o cualquier otro tipo de recurso.

Recursos electrónicos de consulta:

 

---Subdirección General de Archivos: http://www.culturaydeporte.gob.es/cultura/archivos/recursos-profesionales.html (consulta de recursos en línea tales como normas de descripción y vocabularios básicos)

---Recursos para la gestión y conservación de documentos a largo plazo Consejo Internacional de Archivo: http://www.ica.org/en/public-resources/toolkits-guides-manuals-and-guidelines

ISO: http://www.iso.org  Acceso a información sobre Creadores y normas.

AENOR: http://www.aenor.es Acceso a información sobre entidad y productos normativos.  Normas accesibles mediante Biblioteca USAL-Recursos electrónicos, bases de datos. AENOR.

Observatorio Electrónico de la E-Administración: http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_OBSAE.html Acceso a las normas técnicas, modelos, legislación. etc.

 

Otros recursos electrónicos específicos: incluido, su enlace, en cada tema.

10. Evaluación

Consideraciones generales.

La evaluación se centrará en la medición del nivel de aprendizaje de las competencias. Se hará mediante la evaluación de los resultados esperados sobre la adquisición de dichas competencias.  El/La estudiante podrá hacer un seguimiento de la valoración de su aprendizaje.

Criterios de evaluación.

  1. Actitud ante el aprendizaje: grado de participación, compromiso y mejora en el aprendizaje de la asignatura.
  2. Asimilación de principios, conceptos, relaciones, procesos, instrumentos y servicios mediante la participación en seminarios, debates, y lecturas recomendadas.
  3. Dominio de métodos y técnicas para asumir los requisitos técnicos de la profesión.
  4. Grado de uso de recursos de información tradicionales y electrónicos para la resolución de problemas y estudios de caso planteados.
  5. Grado de motivación y de creatividad para responder a posibles contingencias en situaciones planteadas mediante ejercicios y juegos de rol.
  6. Grado de participación y colaboración en grupo.
  7. Grado de desarrollo de las capacidades de análisis y de síntesis así como de gestión de la información.
  8. Dominio de herramientas e instrumentos de trabajo en los diferentes archivos.
  9. Capacidad para expresarse y defender sus ideas en público.
  10. Interés por el aprendizaje de la materia.

Instrumentos de evaluación.

Lista de chequeo para las evaluaciones de comprensión de contenidos basadas en los ejercicios de autoevaluación y en ejercicios de reflexión abierta para cada tema. Lista de chequeo para cada tema. Defensa individual.

 

Rúbrica para valorar el Dossier final  con los trabajos prácticos y estudios de caso revisados realizados durante el curso en el aula (entrega periódica semanal) y fuera del aula.

 

Estos instrumentos están disponibles para el/la estudiante junto con el planteamiento de las tareas. Esto es, con antelación a su realización.

 

El cómputo final de la asignatura, considerando los anteriores instrumentos, se valora siguiendo el porcentaje que se especifica:

Asistencia y participación en clase, plataforma: 25%

Presentación de trabajos individuales: 25%

Prueba de conocimientos:

Cuestionarios individuales base de la elaboración del dossier, tutorizados: 30%

Reflexiones de lecturas y videos complementarios para inclusión en el dossier: 20%

 

Recomendaciones para la evaluación.

El seguimiento semanal de los requisitos de la asignatura facilita el aprendizaje.

 

Recomendaciones para la recuperación.

Las profesoras señalarán en las tutorías de seguimiento y en la tutoría final el grado de adquisición de las competencias, e indicará planteamientos para la recuperación, en su caso.

Aquellos estudiantes cuya asistencia haya sido menor al 80% de las clases y no hayan entregado el 80% de las tareas, deberán recuperar mediante la entrega del conjunto de actividades acordadas a lo largo del curso, en los periodos estipulados por la Facultad.

13. Adenda. Plan de Contingencia ante la situación de emergencia