Itinerario del Grado en Información y Documentación: formación en Gestión técnica de documentos de archivo

Contenidos específicos relacionados

1er curso: Introducción a la Información y Documentación

2º curso: Gestión de documentos electrónicos; Clasificación  y valoración de documentos; Transparencia y acceso a la información

3º curso: Metadatos y descripción de documentos

Optatividad: Estándares para Archivos electrónicos; Requisitos funcionales para Archivos electrónicos.  Evaluación y certificación de Unidades de Información. Protección de datos

Se considera de naturaleza OPTATIVA dentro del itinerario de la Materia Gestión técnica de documentos de archivo. Se estudian las principales normas que son necesarias en la actualidad para asumir la gestión de los documentos y archivos electrónicos.

Complementa la formación en la materia de Gestión técnica de documentos de archivo y muy especialmente, las asignaturas de Gestión de documentos electrónicos, Metadatos y descripción de documentos,  Evaluación y certificación de unidades de información y Requisitos funcionales para Archivos electrónicos.

Introduce al estudiante en el dominio de los contenidos de estos estándares, así como en todas sus interrelaciones. Facilita al estudiante el dominio metodológico normalizado en un sistema normalizado para los documentos y en un sistema de documentos.

Apoya al estudiante en la identificación de los requisitos funcionales y tecnológicos para la gestión de documentos electrónicos a corto, medio y largo plazo.  Contribuye a apoyar conocimientos normativos para contribuir a la continuidad digital de las organizaciones.

Interés de la materia para una profesión futura:

La materia posibilita conocimientos teóricos y aplicados, recogidos en la normativa para actuar ante plataformas de gestión de contenidos documentales de Archivo y muy especialmente, para trabajar en entornos electrónicos en los que se valoren contextos normalizados de trabajo. Proporciona, a su vez, conocimientos sobre la abundante normativa nacional e internacional existente, así como sobre sus interrelaciones. Favorece perfiles de estudiantes interesados en el Archivo electrónico, cumplimiento en el modelado de requisitos certificadores y disposiciones que avalen la interoperabilidad, continuidad digital.

Tema 1- La normalización en los Archivos.  Entidades normalizadoras, proceso de normalización, áreas de normalización y principales tipos de productos

Tema 2- Taxonomía de estándares. Criterios. Taxonomías e interrelaciones

Tema 3- Estándares para acciones estratégicas: Administración de sistemas normalizados para los documentos series ISO 30300.

Tema 4-  Estándares para un enfoque operativo: aplicaciones para los documentos, procesos e instrumentos (serie ISO 15489: 2016)

Tema 5- Estándares para analizar y describir los contextos de trabajo en un entorno electrónico.

Tema 6- Estándares para la oficina electrónica: normas técnicas de interoperabilidad, requisitos funcionales y tecnológicos para la oficina electrónica y el SGD

Tema 7-. Estándares para la continuidad digital: continuidad de negocio, apreciación de riesgos y seguridad de la información

Tema 8- Estándares para el almacenamiento y la disponibilidad del documento a largo plazo

Tema 9- Estándares para la gestión y almacenamiento en la nube.

Niveles: N1 (cultura y vocabulario básico así como ejecución de tareas sencillas) y N2 (conocimiento de la práctica), N3 (puede aplicar en diferentes contextos)

CE1- Conocimiento del marco jurídico y administrativo autonómico, nacional e internacional.

N1 Reconocimiento de los documentos normativos de diferentes rangos que inciden en el Archivo electrónico.

N3 Capacidad demostrada para utilizar las normas pertinentes nacionales, europeas e internacionales en la concreción de estrategias para el Archivo electrónico

N2 Diferenciación de estándares e interrelaciones para las especificidades de carácter internacional, nacional y autonómico

CE2- Técnicas de planificación y de gestión de proyectos

N1 Capacidad demostrada para aplicar los principios, métodos y técnicas recogidas en los estándares al archivo electrónico.

N1 Definición del alcance e interrelaciones de estándares para los cometidos del Archivo electrónico.

N2 Comprensión del alcance y de la utilidad de cada estándar

N2 Interrelación de estándares para la planificación de un Archivo electrónico.

CE3- Gestión de fondos y de colecciones de archivo en cualquier nivel de archivo de la organización y en todo tipo de entornos de trabajo (ciclo de vida de los documentos)

N1 Comprensión y definición de vocabularios contenidos en los estándares.

N2 Capacidad demostrada para seleccionar y aplicar las normas a la e-gestión documental

N2 Capacidad demostrada para el reconocimiento de los procesos esenciales del archivo electrónico y su relación con los estándares de naturaleza obligatoria u opcional.

N3 Identificación de principales requisitos funcionales y tecnológicos normalizados para el Archivo electrónico.

N3 Identificación clara de taxonomías para saber aplicar atendiendo a necesidades.

N3 Utilización de  las normas como herramientas específicas para asegurar la e-gestión documental

CE4- Preservación y tratamiento físico de documentos

 N1 Identificación de las normas específicas que facilitan la preservación digital

N1 Identificación de los principales  requisitos funcionales y tecnológicos normalizados para la conservación de los documentos electrónicos y su tratamiento físico (en dispositivos externos)

N2 Habilidades para aplicar las normas anter vulnerabilidades digitales y gestionar elementos ante externalización del almacenamiento.

CE5- Organización y almacenamiento de la información

N1 Comprender modelos normalizados para el almacenamiento de la información e identificar las fuentes normativas que los facilitan.

N2 Aplicar principios y métodos para facilitar la organización y almacenamiento atendiendo a los contenidos de los estándares.

CT1- Perfeccionar la comunicación oral y escrita en la lengua nativa y conocer una lengua extranjera

CT2- Capacidad de análisis y síntesis, razonamiento crítico, resolución de problemas, toma de decisiones y trabajo en equipo

CT3--Habilidades en las relaciones interpersonales y trabajo en un contexto internacional

CT4-Respeto a la cultura de la paz y fomento de los valores democráticos. Conciencia de igualdad entre hombres y mujeres. Reconocimiento a la diversidad y la multiculturalidad

CT5-Apoyo a la integración de personas con discapacidad

CT6-Aprendizaje autónomo y Adaptación a nuevas situaciones. Liderazgo

CT7-Sensibilidad hacia temas medioambientales

• Norma ISO 15489-1:2016 Information and Documentation. Records Management. Part. 1- Concepts and Principes- Ginebra. ISO.
• Norma UNE ISO 26122:2008 Análisis de procesos para los documentos. Madrid: Aenor.
• Norma UNE ISO 16175-1:2012 Información y Documentación—Principios y requisites funcionales para los documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 1. Principios. 
• Norma UNE-ISO ISO 16175-2: 2012 Información y Documentación- Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 2: Directrices y requisitos funcionales para sistemas que gestionan documentos electrónicos. Madrid. Aenor.
• ISO 16175-3:2013 Información y Documentación- Principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrónica. Parte 3 Directrices y requisitos funcionales para documentos electrónicos. Madrid. Aenor.
• Norma UNE-ISO 23081-1: 2006 Información y Documentación. Procesos de gestión para los documentos. Metadatos para los documentos. Parte 1- Principios. (ISO 23081-1:2017)
• Norma  UNE-ISO 13028;2012   Información y documentación. Procesos de conversión y migración de documentos digitales Madrid. Aenor
• Norma UNE-ISO 13008:2010    Información y documentación .Proceso de digitalización. Madrid: Aenor.
• ISO/TR 18128:2014   Información y documentación --. Evaluación de riesgos para procesos y sistemas de documentos.
• Norma UNE-EN-ISO 30300:2011. Sistemas de gestión para los documentos. Fundamentos y vocabulario. Madrid. AENOR. [Management system for records- Fundamentals and vocabulary- Ginebra: ISO];
• Norma UNE-EN-ISO 30301:2011. Sistemas de gestión para los documentos. Requisitos. Madrid. AENOR [Management system for records- Requirements- Ginebra: ISO];
• Norma ISO 30302:2015 Information and documentation-Management systems for records — Guidelines for implementation
• Norma ISO-14721:2012. Sistema de transferencia de información y datos espaciales. Sistema abierto de Información de archivo (OAIS)-Modelo de referencia. (UNE-ISO: 2015)
• ISO/TR 18492:2005 Long-term preservation of electronic document-based information.
• ISO 14641-1:2012. Electronic archiving- Part 1. Specifications concerning the design and the operation of an information system for electronic information preservation.
• ISO 27001:2013 (2015cor.) Information technology- Security techniques- Information security management systems- Requirements.
• ISO 27014:2013 Information technology- Security techniques- Governance information security
• ISO 31000:2009 Risk management. Principles and guidelines.
• ISO IEC 31010:2009 Risk management. Risk assessment techniques

Para el acceso a las normas de interoperabilidad y de seguridad

---Acceso a normas técnicas y guías de interoperabilidad y de seguridad de la Administración. Acceso a NTI y Guías en: http://www.mpt.gob.es/es/publicaciones/centro_de_publicaciones_de_la_sgt/Guias_NTI.html

---Guía de seguridad: www.ccn-cert.cni.es/publico/seriesCCN-STIC/series/800-Esquema_Nacional_de_Seguridad/805-Politica_de_seguridad_del_ENS/805-ENS_politica-sep11.pdf

Recursos electrónicos de consulta:

---Subdirección General de Archivos: www.cultura.mecd/es/archivo (consulta de recursos en línea tales como normas de descripción y vocabularios básicos)

---Recursos para la gestión y conservación de documentos a largo plazo Consejo Internacional de Archivo: http://www.ica.org/en/public-resources/toolkits-guides-manuals-and-guidelines

ISO: http://www.iso.org  Acceso a información sobre Creadores y normas.

AENOR: http://www.aenor.es Acceso a información sobre las normas.

Observatorio Electrónico de la E-Administración: http://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/pae_OBSAE.html Acceso a las normas técnicas, modelos, legislación. etc.

Otros recursos electrónicos específicos: incluido, su enlace, en cada tema.

La evaluación se centrará en la medición del nivel de aprendizaje de las competencias. Se hará mediante la evaluación de los resultados esperados sobre la adquisición de dichas competencias.  El estudiante podrá hacer un seguimiento de la valoración de su aprendizaje.

1. Actitud ante el aprendizaje: grado de participación, compromiso y mejora en el aprendizaje de la asignatura.
2. Asimilación de principios, conceptos, relaciones, procesos, instrumentos y servicios mediante la participación en seminarios, debates, y lecturas recomendadas.
3. Dominio de métodos y técnicas para asumir los requisitos técnicos de la profesión.
4. Grado de uso de recursos de información tradicionales y electrónicos para la resolución de problemas y estudios de caso planteados.
5. Grado de motivación y de creatividad para responder a posibles contingencias en situaciones planteadas mediante ejercicios y juegos de rol.
6. Grado de participación y colaboración en grupo.
7. Grado de desarrollo de las capacidades de análisis y de síntesis así como de gestión de la información.
8. Dominio de herramientas e instrumentos de trabajo en los diferentes archivos.
9. Capacidad para expresarse y defender sus ideas en público.
10. Interés por el aprendizaje de la materia.

Evaluaciones de los módulos de comprensión de contenidos basadas en los ejercicios de autoevaluación y en ejercicios de reflexión abierta para cada tema.

-Dossier de trabajos prácticos y estudios de caso revisados realizados durante el curso en el aula (entrega periódica quincenal) y fuera del aula.

El cómputo final de la asignatura, considerando los anteriores instrumentos, se valora siguiendo el porcentaje que se especifica:

Asistencia y participación en clase, plataforma: 20%%

Presentación de trabajos individuales y grupales: 30%

Prueba de conocimientos:

cuestionarios individuales: 30%

Reflexiones de lecturas y videos: 20%

El seguimiento semanal de los requisitos de la asignatura facilita el aprendizaje.

La profesora señalará en las tutorías de seguimiento y en la final el grado de adquisición de las competencias, e indicará planteamientos para la recuperación, en su caso.

Aquellos estudiantes cuya asistencia haya sido menor al 80% de las clases y no hayan entregado el 70% de las tareas deberán recuperar mediante la entrega del conjunto de actividades acordadas a lo largo del curso.